Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Đồng Nai

Thứ Sáu, 28 tháng 4 năm 2017 - 03:35:23 (GMT+7)

Cỡ chữ

Menu Style

Cpanel

Hướng dẫn bảo quản tài liệu lưu trữ

Đánh giá
(1 Bầu chọn)
sample imgage
HƯỚNG DẪN BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Công văn số: 111 ngày 04 tháng 4 năm 1995 của Cục Lưu trữ Nhà nước)
A- NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG
1. Tài liệu lưu trữ là tài sản quý giá của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ tổ quốc, phải được bảo quản an toàn tuyệt đối theo đúng những yêu cầu, quy định của Nhà nước.
2. Bảo quản tài liệu lưu trữ là quá trình áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm bảo đảm an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ (tài liệu lưu trữ dưới đây gọi tắt là tài liệu).
3. Bảo quản tài liệu bao gồm các lĩnh vực:
a. Kho bảo quản
b. Trang thiết bị bảo quản
c. Tổ chức tài liệu trong kho
d. Thực hiện các biện pháp, kỹ thuật bảo quản.
e. Tu bổ, phục chế tài liệu.
4. Phạm vi áp dụng
Bản hướng dẫn này chủ yếu áp dụng cho các tài liệu có vật mang tin bằng giấy (còn các tài liệu có vật mang tin khác, có bản hướng dẫn riêng).
B- NHỮNG HƯỚNG DẪN CỤ THỂ
I- KHO BẢO QUẢN
1. Địa điểm xây kho
Địa điểm xây kho phải bảo đảm các yêu cầu sau:
a. Ở nơi khô ráo.
b. Có môi trường không khí trong sạch.
c. Địa chất công trình ổn định, có độ chịu tải cao.
d. Thuận lợi cho giao thông , bảo vệ, phòng cháy-chữa cháy và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu.
2. Quy mô kho
Để xác định tổng diện tích kho cần xây, cần xem xét số lượng tài liệu hiện có và kế hoạch thu tài liệu từ các nguồn nộp lưu vào kho trong khoảng 15-20 năm sau.
Đơn vị tính là mét giá hoặc kilômét giá. Kho lưu trữ cần có các loại phòng kho khác nhau để đáp ứng yêu cầu và chế dộ bảo quản khác nhau của từng loại hìh tài liệu.
3. Mặt bằng và hướng nhà kho
Ngoài các phòng kho để bảo quản tài liệu, kho lưu trữ cần có một số phòng làm việc để thực hiện các quy trình nghiệp vụ và một số phòng để làm công tác quản lý, hành chính, phục vụ...
Nếu chỉ có một đơn nguyên, thì các phòng làm việc nên để ở tầng dưới, các phòng kho bảo quản tài liệu nên để ở tầng trên. Nếu là hai đơn nguyên, thì các phòng làm việc nghiệp vụ và các kho bảo quản là một đơn nguyên, còn các phòng để phục vụ khách đến sử dụng tài liệu và các phòng làm việc khác là một đơn nguyên. Hai đơn nguyên này bố trí thành hình chữ T hoặc L, nối thông với nhau bằng nhà cầu có mái.
Hướng nhà kho nên làm hướng Nam hoặc Đông Nam. Đầu hồi nhà hướng Tây không nên làm cửa sổ.
4. Diện tích các phòng kho
Diện tích mỗi phòng kho bao gồm: diện tích kê các giá bảo quản tài liệu, diện tích lối đi giữ các hàng giá, lối đi đầu giá, lối đi chính trong kho...
Mỗi phòng kho không rộng quá 200 mét vuông.
5. Lối đi
Lối đi giữa các hàng giá: 0m70-0m80, lối đi đầu giá: 0m40-0m60, lối đi chính trong kho: 1m20-1m50, lối đi xung quanh kho (hành lang hoặc hàng hiên): 0m80-1m20.
Lối đi trong kho phải bảo đảm phục vụ thuận lợi cho dây chuyền công tác nghiệp vụ và vận chuyển tài liệu (dây chuyền công năng).
Lối đi ngoài kho, ngoài việc bảo đảm cho việc xuất nhập tài liệu, còn phải đủ điều kiện cho xe chữa cháy đi lại dễ dàng, tiếp cận được nơi xảy ra cháy.
6. Tường kho
Tường kho và tường ngăn giữa các phòng kho phải có độ chịu lửa theo tiêu chuẩn Nhà nước quy định (không xập đổ sau 4 giờ có cháy).
Tường kho phía ngoài phải bảo đảm cách nhiệt, chống nóng, chống ngấm nước mưa...
Tường của kho có lắp đặt máy điều hòa không khí phải xây 2 lớp, khoảng trống ở giữa phải có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt...
7. Cửa kho
Cửa kho phải chắc chắn, có khóa tốt.
Cửa kho phải mở cánh theo chiều từ trong ra ngoài.
Cửa kho có đặt máy điều hòa, chỉ làm một cánh, có 2 lớp, ở giữa có vật liệu cách ẩm, cách nhiệt...
Cửa sổ của kho phải bảo đảm chống đột nhập, chống ánh sáng chiếu trực tiếp và chống các loại côn trùng xâm nhập vào kho.
Không nên thiết kế quá nhiều cửa sổ.
8. Chiều cao kho
Mỗi tầng kho cao 2m80, tính từ sàn kho này đến sàn kho khác.
Tầng hầm thông gió chống ẩm ở mặt đất cao trên 1m80, tầng nóc thông gió chống nóng cao trên 1m00 (mái 2 lớp).
9. Tải trọng sàn kho
Sàn kho phải thiết kế có tải trọng: 850-1000 kg/m2
Sàn kho dùng giá com-pắc có tải trọng: 1.200 kg/m2.
10. Hệ thống điện trong kho
Kho lưu trữ có 2 hệ thống điện riêng biệt: hệ thống điện làm việc trong kho và hệ thống điện bảo vệ ngoài kho. Cần có cầu dao chung cho toàn kho và cầu dao riêng cho mỗi tầng kho. Dây dẫn điện trong kho phải làm bằng cáp chì, đi ngầm. Đèn chiếu sáng trong kho dùng bóng đèn dây tóc và có lớp bảo vệ. Mỗi bóng có một công tắc riêng. Ổ cắm điện trong kho phải có nắp.
11. Hệ thống nước của kho
Ngoài nguồn nước phục vụ cho sinh hoạt, phải lắp hệ thống cấp nước phục vụ cho việc phòng và chữa cháy cho kho bao gồm: họng cấp nước, bể chứa nước, máy bơm nước... Không đặt đường ống cấp nước đi qua khu vực bảo quản tài liệu.
Hệ thống thoát nước phải bảo đảm tiêu thoát nhanh, kể cả trên mái và trên tường.
12. Chế độ nhiệt độ-độ ẩm
Trong kho tài liệu giấy cần duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm 24 giờ trong một ngày đêm như sau:
Nhiệt độ: 20 ± 2oC
Độ ẩm: 50 ± 5%.
13. Chế độ ánh sáng
Hạn chế đến mức tối đa ánh sáng tự nhiên chiếu trực tiếp vào tài liệu. Các cửa số cần có rèm che, màu đậm. Trong kho chủ yếu dùng ánh sáng đèn điện và chỉ dùng khi thật cần thiết, không bật điện thường xuyên trong kho.
Độ chiếu sáng trên mặt tài liệu: ở trong kho là 15-25 lux, ở phòng đọc là 100 lux.
Nên dùng các kết cấu chắn nắng (lam ngang) cho nhà kho.
14. Chế độ thông gió
Luôn luôn duy trì lượng gió thông trong kho, với tốc độ: 5m/giây.
Lưu lượng gió luân chuyển khoảng 1-8 lần thể tích trong kho một giờ.
15. Trong trường hợp phải dùng lại những ngôi nhà hoặc các phòng làm việc cũ để làm kho bảo quản tài liệu thì phải cải tạo lại cho phù hợp với yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu. Đặc biệt lưu ý tới tải trọng sàn, cần cải tạo lại cửa sổ, cửa ra vào, hệ thống điện, nước...
II- TRANG THIẾT BỊ BẢO QUẢN
1. Phương tiện bảo quản
Phương tiện chủ yếu được dùng trong kho lưu trữ là hộp, giá để bảo quản tài liệu. Các hộp, giá cần áp dụng theo tiêu chuẩn mới nhất do Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn.
Kho lưu trữ chuyên dùng xây mới, nên sử dụng giá com-pắc.
2. Dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm
Mỗi phòng kho phải đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm tại trung tâm của phòng.
Ngoài kho cần đặt một bộ dụng cụ đo nhiệt độ-độ ẩm ở nơi thoáng mát, để so sánh thời tiết trong và ngoài kho.
Thường xuyên phải kiểm tra và làm vệ sinh các dụng cụ đo. Hàng năm phải kiểm định lại độ chính xác của mỗi dụng cụ đo đó.
3. Quạt thông gió
Quạt thông gió thường dùng là quạt gắn tường.
Số lượng và công suất của quạt bố trí cho mỗi phòng tùy thuộc vào diện tích và yêu cầu chế độ bảo quản tài liệu tại phòng đó.
4. Máy hút ẩm, máy điều hòa không khí
Số lượng và công suất của máy hút ẩm, máy điều hòa không khí tùy thuộc vào diện tích, độ kín của kho vàg vào yêu cầu duy trì chế độ nhiệt độ-độ ẩm để bảo quản tài liệu tại phòng đó.
Cần trang bị đủ máy và các phương tiện đi kèm khác để bảo đảm các máy có thể hoạt động liên tục 24/24 giờ trong một ngày đêm.
5. Thiết bị phòng chống cháy
Kho lưu trữ cần trang bị đủ các phương tiện, thiết bị phòng chống cháy để bảo đảm an toàn tuyệt đối cho tài liệu.
Các dụng cụ và biện pháp chữa cháy thông thường như cát, bao tải, chăn dập lửa, bình bọt, hệ thống chữa cháy bằng nước... vẫn được dùng, nhưng chỉ dùng ở khu vực ngoài kho chứa tài liệu.
Chữa cháy cho khu vực có tài liệu, chỉ được dùng loại bình khí CO2 hoặc loại bình bột tetraclorua cácbon.
6. Dụng cụ làm vệ sinh tài liệu
Trong kho cần trang bị đủ dụng cụ làm vệ sinh tài liệu như máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho hoặc các phương tiện làm vệ sinh thông thường khác.
III- TỔ CHỨC TÀI LIỆU TRONG KHO
1. Xử lý tài liệu trước khi nhập kho
Tài liệu trước khi nhập kho phải được khử trùng, làm vệ sinh, kiểm tra lại sự chính xác giữa tài liệu và số liệu theo thống kê.
Trước khi đưa vào bảo quản trong kho, tài liệu phải được xếp trong các hộp, trường hợp chưa có hộp thì phải xếp trong cặp ba dây hoặc có bao gói bên ngoài. Mỗi hộp, cặp phải dán nhãn, có ghi đầy đủ thông tin để thống kê và tra tìm.
2. Xếp tài liệu lên giá
Tài liệu được xếp lên giá theo trật tự của số lưu trữ ghi trên hộp của mỗi phông lưu trữ. Nguyên tắc xếp lên giá là từ trái qua phải, từ trên xuống dưới, trong mỗi khoang giá, theo hướng của người đứng xếp quay mặt vào giá.
Trong toàn kho, tài liệu được xếp lên các mặt giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, từ ngoài vào trong, theo hướng của người đi từ cửa vào kho.
3. Lập sơ đồ giá trong kho
Mỗi kho lưu trữ phải lập hồ sơ bảo quản tài liệu trong kho. Sơ đồ cần thể hiện rõ vị trí bảo quản tài liệu của các phông lưu trữ trong kho.
4. Đưa tài liệu ra sử dụng
Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác, sử dụng, phải kiểm tra lại chất lượng và tình trạng địa vật lý của tài liệu. Những tài liệu bị hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.


Tra theo từ điển:

Tri ân các nhà tài trợ

Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Đồng Nai chân thành cảm ơn các đơn vị và cá nhân sau đây đã tài trợ nhiều tài liệu quí báu cho Trung tâm:
* Nhà Xuất bản Văn học Việt Nam;
* Hội Văn nghệ Dân gian Việt Nam;
* Nhà Xuất bản Thế giới;
* Cty Tài liệu Trực tuyến ViNa;
* Đại Sứ Quán Thái Lan;
* Nhà Sách Thăng Long;
* Trường Đại học Thủ Dầu Một;
* Trường Đại học Đồng Tháp;
* Thầy Bùi Công Thuấn;
* Bác Phan Văn Trang - Nguyên Bí thư Tỉnh Ủy Tỉnh Đồng Nai;
* Thầy giáo quá cố Trần Ngọc Châu và gia đình;
* Nhà giáo Ưu tú Phạm Hồng Việt và gia đình;
* PGS.TS Phù Chí Hoà - Trường Đại học Đà Lạt;

Trường Đại học Đồng Nai

Đang truy cập: Nghiệp vụ Tổ chức Vốn tài liệu