Nếu ai học tiếng Nhật hoặc làm việc tại các công ty Nhật, thì chắc hẳn đã nghe đến thuật ngữ 3D 5S. Phương pháp tiêu chuẩn 5S đem lại nhiều lợi ích khi áp dụng trong dây chuyền sản xuất hoặc trong các văn phòng kinh doanh. Bằng cách thực hiện đúng các bước 5S, chúng ta có thể cải thiện môi trường làm việc và nâng cao hiệu suất làm việc. Vậy, khái niệm 3D 5S là gì?
Tìm hiểu về 5S và quy trình thực hiện
Phương pháp 5S được đưa ra lần đầu tại Toyota và sau đó, nhanh chóng được các công ty khác ở Nhật Bản áp dụng. 5S là viết tắt của các từ tiếng Nhật: “SERI”, “SEITON”, “SEISO”, “SEIKETSU”, và “SHITSUKE”.
SERI (Sàng lọc): Đây là quá trình xem xét, phân loại, lựa chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết trong nơi làm việc. Những đồ vật không liên quan, không cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ được tách biệt ra và loại bỏ hoặc đem ra khỏi nơi sản xuất. Chỉ những đồ vật cần thiết mới được giữ lại tại nơi làm việc. Quá trình này thường được thực hiện định kỳ.
SEITON (Sắp xếp): Đây là quá trình bố trí các vật dụng làm việc, hàng hoá và nguyên vật liệu tại những vị trí hợp lý để dễ nhận biết, lấy và trả lại. Nguyên tắc chung của SEITON là định vị dễ nhìn và gắn kết nhãn dán để nhận biết rõ ràng. Quá trình sắp xếp này cần được tuân thủ tối đa.
SEISO (Sạch sẽ): Đây là việc giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị và khu vực xung quanh để đảm bảo môi trường làm việc và mỹ quan của nơi đó. Quá trình SEISO cũng phải được thực hiện định kỳ.
SEIKETSU (Sắc sóc): Đây là việc duy trì và chuẩn hóa 3S đầu tiên (SERI, SEITON và SEISO) một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, có thể lập các quy định chuẩn rõ ràng về trách nhiệm của mỗi cá nhân, cách triển khai 3S tại từng vị trí. Quá trình SEIKETSU là quá trình mà ý thức tự giác và tuân thủ của các thành viên trong tổ chức được rèn luyện và phát triển.
SHITSUKE (Sẵn sàng): Đây là việc tạo thói quen tự giác tuân thủ các qui định tại nơi làm việc. Sẵn sàng được thể hiện trong ý thức tự giác của người lao động đối với việc thực hiện 5S. Mọi thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp mượt mà các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại hiệu suất làm việc cá nhân và tăng hiệu suất chung của công ty.
Khái niệm 3D 5S là gì?
Mọi cá nhân trong một tập thể đều cần thực hiện 5S một cách nghiêm túc, và cần có sự “hiện diện” của 3D ở thời điểm ban đầu. Vậy, 3D 5S là gì?
3D là một bộ nguyên tắc chỉ đạo mà nhà quản lý nên áp dụng. Đó bao gồm Directing (chỉ đạo) – Discussing (thảo luận) – Delegating (ủy thác). Tức là nhà lãnh đạo nên đưa ra sự định hướng và hướng dẫn cho nhân viên về những gì cần làm và quy trình thực hiện để đạt được kết quả tốt nhất. Sau đó, vai trò và trách nhiệm sẽ được phân công, cũng như định ra các tiêu chuẩn hoàn thành để tất cả mọi người bắt đầu quá trình thực hiện.
Không phải lúc nào cũng dễ dàng áp dụng 5S mà mọi thứ diễn ra suôn sẻ như mong muốn của nhà lãnh đạo, và đó chính là lý do tại sao 3D vẫn tồn tại.
Tác động của 5S đối với doanh nghiệp
-
Đảm bảo sức khỏe của nhân viên: Khi mọi thứ được sàng lọc và sắp xếp một cách hiệu quả, việc sử dụng chúng trong công việc sẽ trở nên dễ dàng hơn. Đồng thời, khi thực hiện tốt 5S, môi trường làm việc sẽ trở nên sạch sẽ và an toàn cho tất cả nhân viên.
-
Tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc: Thay vì phải tìm kiếm vật dụng, hàng hóa khắp nơi, mọi người có thể dễ dàng tiếp cận chúng vì đã được sắp xếp gọn gàng. Đồng thời, những sản phẩm hỏng hoặc lỗi cũng có thể được sàng lọc và loại bỏ để đảm bảo quá trình làm việc thuận lợi.
-
Tạo môi trường làm việc thoải mái và truyền cảm hứng: 5S không chỉ tác động đến công việc mà còn đến con người thực hiện nó. Ví dụ, thông qua các buổi tổng vệ sinh hàng tuần, mọi người có thể giúp đỡ lẫn nhau mà không cần sự chuyên môn nghiệp vụ.
-
Nâng cao năng suất: Một môi trường làm việc không được bảo trì, luôn gặp sự cố ảnh hưởng lớn đến năng suất công việc. Ngoài ra, nó còn ảnh hưởng đến tâm lý và động lực làm việc của công nhân viên. 5S giúp nâng cao năng suất công việc và tăng hiệu quả tổ chức.
-
Cải thiện chất lượng cuộc sống: Một môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học và an toàn sẽ giúp nhân viên làm việc thoải mái hơn, đạt hiệu quả công việc và cải thiện chất lượng cuộc sống.
Hy vọng rằng thông tin về khái niệm 3D 5S sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về phương pháp này và ứng dụng vào công việc của mình.
Tìm hiểu thêm: Six Sigma là gì? Doanh nghiệp có thể tiết kiệm hàng tỷ USD nhờ Six Sigma
Edited by: Dnulib
