Giảm nguy cơ thất bại trong dự án, tạo sự nhất quán và tăng hiệu suất công việc
Trong cuộc sống, chúng ta luôn muốn đạt được mục tiêu của mình. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng dễ dàng để nhận biết những yếu tố then chốt dẫn đến thành công. Trong ví dụ của các dự án, có tới 67% đã vượt quá ngân sách hoặc thời gian. Vì vậy, việc xác định các yếu tố thành công then chốt (CSF) là rất quan trọng.
1. CSF là gì?
CSF là viết tắt của cụm từ “Critical Success Factors”, tức là yếu tố thành công then chốt. Đây là những yếu tố quan trọng nhất mà tổ chức cần xác định để đạt được mục tiêu kinh doanh. Đầu tiên, thuật ngữ “Critical” ám chỉ đến tính quan trọng và nguy cơ gặp phải hậu quả nghiêm trọng nếu một tổ chức không đạt được CSF của mình.
Khái niệm CSF đã được giới thiệu vào những năm 1960 bởi D. Ronald Daniel, và sau đó được John F. Rockart, thuộc Trường Quản lý Sloan của MIT, tạo nên ý tưởng và phổ biến nó. Rockart định nghĩa CSF là “các khía cạnh then chốt trong kinh doanh mà nếu đạt yêu cầu sẽ đảm bảo thành công cho tổ chức. Chúng là những khía cạnh đòi hỏi sự đồng lòng và cùng hướng để doanh nghiệp phát triển. Nếu không thực hiện đúng các khía cạnh này, hoạt động của tổ chức sẽ không đạt được như kỳ vọng.”
2. 4 loại CSF
Có 4 loại CSF chính:
CSF ngành
Đây là những đặc điểm cụ thể của ngành công nghiệp mà tổ chức hoạt động. Đó là những điều tối thiểu mà tổ chức cần duy trì để đảm bảo sự cạnh tranh trên thị trường. Ví dụ, trong lĩnh vực công nghệ, tính đổi mới có thể được xem là một CSF.
CSF môi trường
CSF môi trường liên quan đến các ảnh hưởng vĩ mô của môi trường đến tổ chức, bao gồm môi trường kinh doanh, nền kinh tế, đối thủ cạnh tranh và tiến bộ công nghệ. Phân tích PEST có thể giúp bạn hiểu rõ hơn về các yếu tố môi trường.
CSF chiến lược
Đây là chiến lược cạnh tranh cụ thể mà tổ chức lựa chọn. Điều này có thể bao gồm phân khúc khách hàng, định vị thương hiệu, chiến lược giá, phân phối và sản phẩm.
CSF giai đoạn
CSF giai đoạn liên quan đến thay đổi và tăng trưởng nội bộ của tổ chức, thường kéo dài trong thời gian ngắn. Các CSF này được định rõ bằng các rào cản, thách thức, hướng đi và ảnh hưởng cụ thể của giai đoạn đó. Ví dụ, một công ty mở rộng nhanh chóng có thể có CSF là tăng doanh số bán hàng ở thị trường quốc tế.
3. Ví dụ cụ thể về CSF
Để minh hoạ trực quan về CSF, ta hãy xem ví dụ về công ty nông sản có tên Freshest Farm Produce. Mục tiêu của công ty là trở thành cửa hàng nông sản số 1 trên phố Main bằng cách cung cấp những sản phẩm nông nghiệp tươi nhất, chất lượng nhất cho khách hàng. Mục tiêu chiến lược của công ty bao gồm:
- Chiếm 25% thị phần tại địa phương.
- Đưa sản phẩm từ nông trại đến tay người dùng trong vòng 24 giờ.
- Mở rộng phạm vi sản phẩm để thu hút nhiều khách hàng hơn.
- Có đủ không gian để trưng bày nhiều loại sản phẩm.
Từ những mục tiêu này, Freshest Farm Produce đã lập danh sách các CSF ưu tiên và xác định những CSF quan trọng nhất.
4. Tại sao CSF quan trọng?
“Một tổ chức không nắm rõ các yếu tố yếu tố thành công then chốt của mình giống như một đội bóng tham gia World Cup mà không có thủ môn.” – David Parmenter
Các CSF giúp loại bỏ những chỉ số đo lường không liên quan hoặc không tác động trực tiếp đến thành công của tổ chức, giúp tối ưu hóa nguồn lực và giảm chi phí. Hơn nữa, giúp nhân viên nhận biết ưu tiên và điều chỉnh hành vi trong công việc hàng ngày của họ để nhất quán với mục tiêu tổ chức. Công việc cũng sẽ được tối ưu hoá, các cuộc họp, báo cáo và nhiệm vụ sẽ đơn giản hơn do loại bỏ những vấn đề không liên quan.
5. Phân biệt CSF và KPI
CSF và KPI là hai khái niệm khác nhau và không thể hoán đổi cho nhau. CSF nói về nguyên nhân dẫn đến thành công, trong khi KPI là kết quả của các hành động. CSF chỉ ra những gì bạn cần làm để đạt được mục tiêu, trong khi KPI đo lường xem bạn đã thành công hay không. CSF thường mơ hồ hơn và không dễ đo lường như KPI.
6. Tại sao nên áp dụng kết hợp CSF và KPI?
Việc kết hợp CSF và KPI là một phương pháp quản trị mục tiêu phổ biến được phát triển bởi David Parmenter. Nếu chỉ áp dụng một trong hai yếu tố này, mô hình quản trị sẽ thiếu hiệu quả.
6.1. Áp dụng CSF mà không có KPI: doanh nghiệp thiếu năng lực cải tiến
Nếu chỉ xác định và thực hiện CSF mà không liên kết chúng với KPI để đo lường hiệu quả, bạn sẽ không biết mình đang làm việc tốt đến đâu và yếu tố nào cần cải thiện.
6.2. Áp dụng KPI mà không có CSF: doanh nghiệp thiếu lợi thế cạnh tranh
Khi đã xác định các KPI mà không biết rõ CSF quyết định lợi thế cạnh tranh, bạn có thể không thu hút và giữ chân được khách hàng.
Do đó, để hoàn thiện việc định hướng và đo lường mục tiêu, cần kết hợp cả CSF và KPI.
7. Mô hình triển khai CSF & KPI
Có 6 bước để xây dựng và phát triển chiến lược quản trị mục tiêu:
- Thiết lập sứ mệnh và mục tiêu chiến lược của tổ chức.
- Xác định CSF ứng với mỗi mục tiêu chiến lược.
- Đánh giá và xác định CSF quan trọng nhất.
- Xác định và đo lường KPI cho từng CSF.
- Thông báo rõ ràng CSF cho những người chịu trách nhiệm và truyền đạt cho tổ chức.
- Liên tục theo dõi và đánh giá lại CSF để đảm bảo luôn đi đúng hướng.
Tổng kết
CSF và KPI là hai yếu tố quan trọng trong quản trị mục tiêu. CSF giúp xác định các nguyên nhân dẫn đến thành công, trong khi KPI đo lường kết quả. Kết hợp cả hai giúp tối ưu hóa hiệu quả công việc và đảm bảo cạnh tranh.
Dnulib.edu.vn mong muốn cung cấp cho doanh nghiệp công cụ hỗ trợ quản trị mục tiêu tốt nhất. Với ứng dụng Base Goal, bạn có thể thiết lập, quản trị mục tiêu và đo lường thành công của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Đăng ký để nhận sự tư vấn và tham gia trải nghiệm ngay.
