Giới thiệu
Hóa đơn điện tử là một khái niệm quan trọng trong lĩnh vực tài chính và kế toán. Đây là hình thức quản lý thông tin về giao dịch mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ bằng cách sử dụng công nghệ điện tử. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử và quy trình hoạt động của nó.
1. Khái niệm hóa đơn điện tử
Theo quy định của Bộ Tài Chính, hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về giao dịch mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử. Các thông điệp này được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức sở hữu mã số thuế. Hóa đơn điện tử cũng được lưu trữ trên máy tính theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử bao gồm nhiều loại như hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng và hóa đơn khác như tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm, phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng. Các loại hóa đơn này tuân theo quy định của pháp luật và thông lệ quốc tế.
2. Điều kiện công nhận hóa đơn điện tử
Để được công nhận, hóa đơn điện tử cần đảm bảo hai yếu tố quan trọng sau đây:
2.1. Tính toàn vẹn thông tin
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải được đảm bảo tính toàn vẹn từ khi thông tin được tạo ra cho đến khi truyền đi. Tính toàn vẹn được đánh giá dựa trên việc thông tin không bị thay đổi, ngoại trừ những thay đổi phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử.
2.2. Truy cập thông tin
Thông tin chứa trong hóa đơn điện tử phải được truy cập và sử dụng dễ dàng khi cần thiết.
3. Thủ tục phát hành hóa đơn điện tử
Để phát hành hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
- Soạn thảo quyết định áp dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 1 ban hành kèm theo thông tư 32 của Bộ Tài Chính.
- Thông báo việc phát hành hóa đơn điện tử, gửi tới cơ quan quản lý và đăng lên trang thông tin điện tử của Tổng cục thuế theo mẫu số 02 ban hành kèm theo thông tư 32.
- Tiến hành ký số vào hóa đơn mẫu và gửi tới cơ quan quản lý thuế.
4. Hướng dẫn lập và gửi hóa đơn điện tử
a/ Lập hóa đơn điện tử:
- Người bán hàng hoá, dịch vụ có thể lập hóa đơn điện tử tại hệ thống phần mềm lập hóa đơn điện tử của mình.
- Người bán hàng hoá, dịch vụ cũng có thể truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian để khởi tạo và lập hóa đơn điện tử.
b/ Gửi hóa đơn điện tử:
- Gửi trực tiếp: người bán hàng hoá, dịch vụ lập hóa đơn điện tử trên phần mềm và truyền trực tiếp đến hệ thống của người mua.
- Gửi thông qua tổ chức trung gian: người bán hàng hoá, dịch vụ khởi tạo và lập hóa đơn bằng chương trình hệ thống của tổ chức trung gian, sau đó gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử.
c/ Xử lý hóa đơn điện tử
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoá, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót, hóa đơn điện tử chỉ được hủy sau khi có sự đồng ý và xác nhận của hai bên. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ để cơ quan nhà nước tra cứu theo quy định.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hoá, cung ứng dịch vụ và đã kê khai thuế, nếu phát hiện sai sót, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử và chỉnh sửa hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử được lập sau đó ghi rõ điều chỉnh, ví dụ như tăng, giảm số lượng hàng, số tiền thuế và các thông tin khác. Dựa vào hóa đơn điện tử điều chỉnh, người bán và người mua thực hiện kê khai theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành. Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
5. Hóa đơn điện tử trong tiếng Trung
Trong tiếng Trung, hóa đơn điện tử được gọi là “电子发票” (Diànzǐ fāpiào).
Dnulib rất hân hạnh chia sẻ thông tin về hóa đơn điện tử. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về chủ đề này, hãy truy cập dnulib.edu.vn ngay bây giờ!
