Việc xây dựng, quản lý và cải tiến quy trình nghiệp vụ luôn được xem là một thách thức lớn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đây cũng là nền tảng quan trọng để đảm bảo hoạt động hiệu quả và phát triển bền vững. Vậy quy trình nghiệp vụ là gì? Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc của bạn về quy trình nghiệp vụ và cách xây dựng quy trình hiệu quả.
Quy trình nghiệp vụ là gì?
Quy trình nghiệp vụ là một chuỗi các công việc theo thứ tự nhất định, nhằm đạt được những mục tiêu kinh doanh. Thực hiện công việc theo quy trình nghiệp vụ giúp đảm bảo các mục tiêu của doanh nghiệp được đáp ứng và không bị bỏ sót.
Quy trình nghiệp vụ còn thể hiện các thành phần quan trọng của quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Để trực quan và dễ tiếp cận, ta có thể minh họa quy trình nghiệp vụ thành sơ đồ quy trình (Flowchart). Flowchart bao gồm các bước, điều kiện và bộ phận phụ trách từng bước.
Phân loại quy trình nghiệp vụ
Quy trình nghiệp vụ có thể được phân thành 3 loại chính như sau:
- Quy trình chính: Gồm các quy trình cơ bản với mục đích chính là cung cấp sản phẩm cuối cùng cho khách hàng. Các nhiệm vụ trong quy trình này hướng tới tăng giá trị cho sản phẩm cuối cùng.
- Quy trình hỗ trợ: Gồm các quy trình không trực tiếp tăng giá trị cho sản phẩm cuối cùng, nhưng tạo ra các điều kiện cần thiết để các quy trình chính hoạt động hiệu quả. Các quy trình này hướng tới hỗ trợ hoạt động của tổ chức.
- Quy trình quản lý: Gồm các quy trình chi phối hoạt động, công tác quản trị và quản lý chiến lược tại doanh nghiệp. Các quy trình quản lý đảm bảo mục tiêu và tiêu chuẩn hành lang để đảm bảo hiệu quả của các quy trình chính và quy trình hỗ trợ. Quy trình quản lý được sử dụng để lập kế hoạch, giám sát, kiểm soát các quy trình khác thông qua hành động chiến lược, chiến thuật và kế hoạch hành động.
Lợi ích của quy trình nghiệp vụ
Xây dựng quy trình nghiệp vụ hiệu quả mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số lợi ích quan trọng:
- Cung cấp tài liệu giúp nhân viên làm việc hiệu quả, giải quyết công việc nhanh chóng và tránh tắc nghẽn.
- Đảm bảo năng suất, tiến độ và chất lượng công việc.
- Giảm rủi ro nhân viên nghỉ việc đột ngột và thuyên chuyển công tác.
- Giúp quản lý phát hiện tắc nghẽn và đưa ra giải pháp phù hợp.
- Giải phóng các cấp lãnh đạo khỏi việc giải quyết các vấn đề hàng ngày.
- Tạo tính chuyên nghiệp và thống nhất trong doanh nghiệp.
- Đảm bảo trách nhiệm rõ ràng và tranh minh bạch.
- Hỗ trợ quản lý và lãnh đạo triển khai công việc nhanh chóng và đưa ra quyết định thuận lợi.
- Giảm lỗi trong việc phân công công việc theo từng chuyên môn.
- Tạo điều kiện cho sự phát triển và áp dụng công nghệ mới.
Các bước quản lý quy trình nghiệp vụ
Quản lý quy trình nghiệp vụ gồm 5 bước sau:
Bước 1. Xác định công việc cần thực hiện
Xác định các công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu kinh doanh. Xác định công việc sẽ do bộ phận nào đảm nhận và do ai phụ trách.
Bước 2. Sắp xếp lưu đồ
Trình bày quy trình một cách trực quan thông qua lưu đồ. Tinh chỉnh điều kiện, sự kiện và luồng dữ liệu.
Bước 3. Triển khai
Triển khai thử nghiệm quy trình với một nhóm hoặc quy mô nhỏ. Nếu thành công, áp dụng cho phạm vi lớn hơn. Trong quá trình triển khai, đảm bảo hạn chế truy cập vào thông tin nhạy cảm.
Bước 4. Theo dõi
Theo dõi quy trình liên tục sau khi thử nghiệm trên một nhóm nhỏ. Đánh giá tiến độ, hiệu quả công việc, các lỗi và tắc nghẽn.
Bước 5. Tối ưu quy trình
Dựa vào đánh giá và ghi nhận, cải tiến quy trình để khắc phục nhược điểm và đem lại hiệu quả cao hơn.
Nên xây dựng quy trình phức tạp hay đơn giản?
Quy trình phức tạp hay đơn giản đều có ưu và nhược điểm riêng. Việc lựa chọn phụ thuộc vào bối cảnh, văn hóa và định hướng từ các cấp lãnh đạo của doanh nghiệp.
Quy trình phức tạp thông thường đi qua nhiều phòng ban, được kiểm tra kỹ lưỡng bởi các bộ phận liên quan. Các quy trình này thường đòi hỏi sự chặt chẽ và được kiểm tra nhiều lần trước khi áp dụng. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, cần phải vượt quy trình và điều này cần được thông qua người quản lý hoặc cấp lãnh đạo.
Quy trình đơn giản thường ít được ghi nhận, hoặc chỉ áp dụng cho các phòng ban hoặc công việc đơn giản. Những quy trình này thường được thảo luận tại các cuộc họp hay thông qua việc tương tác giữa các nhân viên.
Ví dụ về quy trình nghiệp vụ
Dưới đây là một số ví dụ về quy trình nghiệp vụ:
Ví dụ 1: Quy trình sản xuất máy tính A
- Doanh nghiệp nghiên cứu thị trường để tìm hiểu nhu cầu.
- Bố trí chuỗi cung ứng và tài nguyên cần thiết để sản xuất máy tính phù hợp với thị trường.
- Tiếp tục nghiên cứu thị trường để xác nhận tính phù hợp của sản phẩm.
- Đánh giá mẫu sản phẩm để điều chỉnh và làm cho sản phẩm phù hợp nhất.
- Xây dựng chiến lược Marketing cho sản phẩm.
- Sản xuất hàng loạt và đưa ra thị trường.
Ví dụ 2: Quy trình tuyển dụng nhân viên sản xuất
- Bộ phận sản xuất đề xuất số lượng và yêu cầu tuyển dụng lên cấp quản lý.
- Bộ phận nhân sự đăng tin tuyển dụng và thu hút ứng viên phù hợp.
- Lựa chọn ứng viên phù hợp và tiến hành phỏng vấn.
- Ký hợp đồng và các thủ tục cần thiết.
- Đào tạo ứng viên.
- Bố trí công việc và giới thiệu ứng viên với bộ phận sản xuất.
Sai lầm thường gặp khi xây dựng và quản lý quy trình nghiệp vụ
Có một số sai lầm thường gặp trong quá trình xây dựng và quản lý quy trình nghiệp vụ ở doanh nghiệp:
- Sao chép quy trình từ một doanh nghiệp khác mà không phù hợp với văn hóa và quy mô doanh nghiệp của mình.
- Thuê chuyên gia ngoài nhưng không đảm bảo nghiên cứu và hiểu rõ doanh nghiệp, dẫn đến việc xây dựng quy trình không phù hợp.
- Xây dựng quy trình quá khó triển khai hoặc thiếu công cụ hỗ trợ.
- Bỏ qua việc theo dõi và cải tiến quy trình sau khi triển khai.
- Thiếu năng lực trong việc xây dựng và vận hành quy trình.
Học xây dựng quy trình nghiệp vụ ở đâu
iRTC là đơn vị hàng đầu chuyên đào tạo về xây dựng quy trình nghiệp vụ. Chương trình đào tạo xây dựng quy trình của iRTC được xây dựng bởi các chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm trong tư vấn và đào tạo xây dựng quy trình tại các doanh nghiệp.
Quý bạn đọc có thể liên hệ với iRTC để biết thêm thông tin về quy trình nghiệp vụ tại doanh nghiệp cũng như khóa học xây dựng quy trình. Đội ngũ tư vấn của iRTC sẵn sàng hỗ trợ bạn một cách nhanh chóng.
Lưu ý: Bài viết đã được chỉnh sửa bởi dnulib.edu.vn. Vui lòng truy cập Dnulib để biết thêm thông tin.
