Quy trình RFP là gì? Tìm hiểu về Request For Proposal?

0
50
Rate this post

Quy trình RRP là một quy trình quan trọng và phổ biến trong lĩnh vực mời thầu, thông qua quy trình này, các nhà phát hành có thể tìm kiếm và lựa chọn những nhà thầu phù hợp và chất lượng nhất đối với mình. Tuy nhiên, không phải ai cũng có thể biết đến quy trình này.

1. Quy trình RFP là gì?

Quy trình RFP là trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị. Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động trong đời sống xã hội của con người.

Yêu cầu Đề xuất (viết tắt là RFP) hay còn gọi là yêu cầu đề xuất là một tài liệu kinh doanh có chức năng thông báo và cung cấp chi tiết về một dự án nhằm mua được thiết bị hay dịch vụ phục vụ dự án đó. Nói cách khác, các nhà thầu nhận được RFP là những nhà bán hàng/nhà cung cấp tiềm năng sẽ đưa ra giá của thiết bị và dịch vụ.

Vậy quy trình RFP được hiểu là trình tự, cách thức, hoạt động thực hiện việc thông báo và cung cấp chi tiết về một dự án nhằm mua được thiết bị hay dịch vụ phục vụ dự án đó. Nhiều tổ chức có xu hướng sử dụng RFP khi đưa ra lựa chọn. Việc yêu cầu đấu thầu sẽ giúp công ty có cơ hội xem xét các hồ sơ dự thầu để đánh giá tính khả quan của chúng, tình hình hoạt động của công ty đấu thầu và năng lực của nhà thầu để thực hiện những gì được đề xuất.

Các tổ chức, thường là cơ quan chính phủ hoặc doanh nghiệp lớn là bên đưa ra các RFP này. RFP thường được thông báo trên báo chí, trên các tạp chí thương mại của ngành liên quan.

2. Ý nghĩa của quy trình RFP:

Thông qua quy trình RFP, khách hàng hay người mời thầu sẽ đánh giá Đại lý trên nhiều phương diện: năng lực công ty, chất lượng dịch vụ, cách thức tổ chức sự kiện như thế nào cho phù hợp với yêu cầu, mong muốn của phía khách hàng…, sau đó sẽ quyết định có lựa chọn Đại lý đó hay không. Một bản RFP thường nêu ra các thông tin cơ bản về khách hàng/công ty mời thầu, đưa ra các thông tin, yêu cầu, mong muốn cơ bản của họ đối với biến cố để các Đại lý có thể dựa vào đó chuẩn bị một đề nghị phù hợp.

Ở Việt Nam, những công ty, tập đoàn lớn có một quy trình RFP khá chuyên nghiệp và bài bản với sự chuẩn bị cặn kẽ từng thông tin, giấy tờ, cơ sở dữ liệu các Đại lý phù hợp nên giúp người nhận RFP tiếp nhận tốt các thông tin, tạo điều kiện thuận lợi cho họ trình lên những đề nghị tốt. Ngược lại, đa phần các công ty vừa và nhỏ ở Việt Nam thì khá mơ hồ về khái niệm này, khi họ cần tổ chức một sự kiện, họ sẽ gọi một vài agency lên, truyền đạt một số thông tin cơ bản, rồi bị động chờ Đại lý khai thác những thông tin cần thiết để trả lời. Sau đây là cấu trúc cơ bản của một RFP, tùy vào tính đặc thù của từng biến cố, và yêu cầu của bên mời thầu mà những thông tin này có thể được thể hiện nhiều hoặc ít hơn các gạch.

3. Quy trình này hoạt động như thế nào?

Quy trình này bao gồm các giai đoạn trong đó người mua xem xét, cân đo, đong đếm và so sánh giá cả và các đề nghị giữa các nhà cung cấp, sau đó lựa chọn nhà cung cấp hoặc đại lý, người bán hàng tốt nhất để tiến hành ký hợp đồng. Quá trình này có thể diễn ra trong vòng 3 tháng hoặc hơn tùy trường hợp và tình hình. Tuy nhiên, một khi quy trình này hoàn tất, các nhà thầu hoặc nhà cung cấp nào còn lại sẽ là các nhà thầu và nhà cung cấp tốt nhất để bạn lựa chọn một trong; vì mọi khía cạnh đã được xem xét và đánh giá kỹ lưỡng.

RFP thường được dành cho các dự án có tính phức tạp, là nơi có nhiều nhà thầu hoặc nhiều tiêu chí đánh giá khác nhau. RFP giúp phác thảo, định hình quy trình đấu thầu và các điều khoản hợp đồng, cung cấp hướng dẫn về cách định dạng và trình bày hồ sơ dự thầu. Các yêu cầu được liệt kê ra cùng với một mốc thời gian để người tham gia tuân theo.

Bằng việc áp dụng quy trình RFP, sẽ giúp nâng cao sức cạnh tranh giữa các nhà thầu với nhau qua đó nâng cao chất lượng, tăng tính đa dạng giúp các tổ chức doanh nghiệp có nhiều lựa chọn. Từ đó, giúp đảm bảo rằng họ sẽ nhận được những lời đề nghị tốt nhất từ phía các nhà thầu; đồng thời có thể nhận được nhiều ưu đãi hơn từ phía các nhà thầu như: về chi phí thấp, dịch vụ kèm theo,…

Quá trình này bao gồm nhiều giai đoạn và các bước nhỏ. Do đó, để không bỏ sót bất kỳ bước nào, bạn nên lập một kế hoạch và đưa ra một quy trình chung và lên danh sách chúng. Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi quá trình này cũng là một ý tưởng hay vì bạn có thể đưa bất cứ thứ gì vào đó: người thực hiện, thời gian, quy trình, mô tả hoặc ghi chú.

4. Quy trình RFP:

Quy trình RFP được tiến hành qua bốn bước từ Tìm hiểu – Soạn thảo và phát hành – Chấm điểm và chọn shortlist – Chọn người thắng thầu và hợp đồng.

Bước 1: Tìm hiểu

Đây là bước đầu tiên và quan trọng. Tại bước này, người thực hiện RFP phải nghiên cứu kỹ lưỡng những thông tin liên quan để làm cơ sở, chuẩn bị cho các bước tiếp theo. Người áp dụng RFP phải:

  • Xác định các bên liên quan chính bị ảnh hưởng bởi quyết định mua hàng
  • Họp nội bộ để thảo luận về các mục tiêu kinh doanh cụ thể và toàn diện, thiết lập ngân sách.
  • Soạn thảo một danh sách các câu hỏi.
  • Cách đánh giá/cho điểm các nhà cung cấp khác nhau.
  • Những điều kiện để nhà thầu đạt tiêu chuẩn.
  • Những công cụ nào được sử dụng để tiến hành quá trình trên.
  • Hạng mục đánh giá là gì? (tốc độ thực hiện, bảo mật, chức năng sản phẩm, v.v.).

Bước 2: Soạn thảo và phát hành

Sau khi đã tìm hiểu các thông tin cần thiết cho việc RFP, ta tiến hành soạn thảo và phát hành. Tại bước này, ta phải tiến hành:

  • Tổng hợp danh sách câu hỏi cụ thể và đúng mục đích.
  • Sử dụng một số câu hỏi mở.
  • Đảm bảo nhà cung cấp hiểu rằng phản hồi của họ sẽ được đo lường so với phản hồi của nhà cung cấp khác.
  • Đặt lịch trình rõ ràng cho các nhà cung cấp và các bên liên quan nội bộ.

Bước 3: Chấm điểm và chọn shortlist

Ở bước này, ta sẽ nhận xét, đánh giá tiềm năng và năng lực của các nhà thầu cũng như các nhà cung cấp dịch vụ để tạo điểm làm cơ sở cho bước cuối cùng là lựa chọn nhà thầu tốt nhất và phù hợp nhất. Ta sẽ cho điểm các nhà thầu và nhà cung cấp dựa vào:

  • Chấm điểm những hồ sơ phản hồi từ nhà cung cấp.
  • Loại bỏ các nhà cung cấp không đáp ứng các tiêu chí.
  • Xác định điểm khác biệt và điểm mạnh giữa các nhà cung cấp, lọc danh sách những người có điểm số cao nhất.

Bước 4: Chọn người thắng thầu và hợp đồng

Sau khi đã tìm hiểu, xem xét và đánh giá những nhà thầu và nhà cung cấp dịch vụ, ta sẽ lựa chọn nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ phù hợp nhất. Tại bước này, ta sẽ tiến hành đưa ra quyết định lựa chọn nhà thầu, nhà cung cấp dịch vụ mà ta thấy phù hợp nhất đối với mình.

  • Có thể đề xuất cần thêm bản thảo hay cuộc họp bổ sung trước khi đưa ra quyết định.
  • Kiểm tra lại tất cả các đánh giá và liên hệ nguồn tham khảo.
  • Đàm phán với các ứng cử viên hàng đầu, ký hợp đồng với nhà cung cấp được lựa chọn.
  • Thông báo cho những người không được chọn.

Chú ý: phân biệt “nhà cung cấp” và “đối tác”, việc xây dựng mối quan hệ bền chặt với nhà cung cấp/đối tác là chìa khóa quan trọng dẫn đến thành công.

5. Tài liệu nào cần để chuẩn bị RFP:

Yêu cầu thông tin – Request For Information (RFI) thường được ban hành trước khi bắt đầu quy trình Mua hàng. RFI có nhiều điểm tương đồng với RFP, nhưng thường ít nghiêm ngặt hơn và chứa ít câu hỏi hơn. RFI cho phép tổ chức đánh giá xem có nên đổi mới hay không và/hoặc liệu một nhà cung cấp khác có nên được đưa vào danh sách được mời đến RFP hay không. Như vậy, RFI sẽ đi trước RFP, RFT hoặc RFQ.

Một tổ chức muốn phát hành Đề nghị mời thầu – Request For Proposal (RFP) để đáp ứng nhu cầu của mình và phát triển một danh sách các tiêu chí, sau đó được chuyển thành bảng câu hỏi. Các câu hỏi sau đó được tổng hợp thành một bảng câu hỏi được gửi đến một nhóm các nhà cung cấp cung cấp các sản phẩm/dịch vụ phù hợp với nhu cầu của người mua. Các nhà cung cấp, đôi khi được gọi là nhà cung cấp, trả lời bảng câu hỏi và trả lại cho người mua trong đó các câu trả lời của nhà cung cấp được ghi. Các nhà cung cấp có điểm cao nhất sau đó thường được mời tham gia đàm phán hoặc gửi giá thầu cụ thể trong RFQ.

Thư mời thầu – Request For Tenders (RFT) là một lời mời chính thức để các nhà cung cấp gửi một hồ sơ dự thầu để cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ. RFT có thể được phân phối cho các nhà thầu tiềm năng thông qua dịch vụ đấu thầu, cho phép doanh nghiệp nhận và tìm kiếm đấu thầu trực tiếp từ một loạt các nguồn công khai và riêng tư. Một số dịch vụ đấu thầu thậm chí phân chia các loại hình kinh doanh theo cách riêng, theo mã CPV (Common Procurement Vocabulary), giúp doanh nghiệp tìm RFT cụ thể cho những gì có thể cung cấp.

RFT thường yêu cầu thông tin bổ sung từ những gì đã thu thập trước đó từ RFI, tức không chỉ làm rõ yêu cầu về sản phẩm và dịch vụ mà còn yêu cầu thông tin về khả năng phù hợp của doanh nghiệp. Một RFT thường được dự kiến ​​sẽ tuân thủ một số cấu trúc được tiêu chuẩn hóa hợp pháp được thiết kế để đảm bảo tính công bằng. Và người trúng thầu có quyền chịu trách nhiệm về các thủ tục cung cấp tài liệu hợp đồng và giải quyết mọi chi phí tham gia đấu thầu cho ghi âm chính thức.

Yêu cầu báo giá – Request For Quotation (RFQ) là lời chào mời cho các nhà cung cấp có tính chất cụ thể và bao gồm tất cả các chi tiết liên quan đến các sản phẩm/dịch vụ đang được Mua hàng. RFQ được phát hành sau RFP, nhưng cũng có thể được cấp riêng cho hàng hóa và dịch vụ với tiêu chuẩn hóa đặc biệt.

Trên đây là những thông tin cơ bản về RFP và quy trình RFP. Hy vọng những thông tin này sẽ hữu ích đối với bạn. Mọi thắc mắc xin liên hệ với Dnulib theo thông tin liên lạc trên, chúng tôi sẽ giúp bạn giải đáp những thắc mắc.