Quy trình cấp lại sổ bảo hiểm xã hội như thế nào? Có rất nhiều tình huống khiến người lao động mất hoặc hỏng sổ BHXH hoặc thông tin trong sổ BHXH bị sai. Trong trường hợp đó, người lao động cần thực hiện xin cấp lại sổ BHXH để tiếp tục hưởng các chế độ BHXH trong tương lai.
Phải làm thế nào khi mất sổ bảo hiểm xã hội?
1. Cấp lại sổ BHXH là gì?
Hiện nay, sổ bảo hiểm xã hội của người lao động có thể bị sai thông tin, mất hoặc hỏng do nhiều nguyên nhân. Khi xảy ra vấn đề này, người lao động cần thực hiện thủ tục xin cấp lại sổ BHXH theo quy định của pháp luật đối với từng trường hợp cụ thể.
1.1 03 trường hợp được cấp lại sổ BHXH
Theo quy định tại Điều 46 Quyết định 595 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam, có 03 trường hợp người tham gia BHXH được cấp lại sổ BHXH như sau:
-
Cấp lại sổ Bảo hiểm xã hội (bìa và tờ rời) trong các trường hợp: mất, hỏng; gộp; thay đổi số sổ; họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; người đã hưởng bảo hiểm xã hội (BHXH) một lần còn thời gian đóng bảo hiểm tự nguyện chưa hưởng;
-
Cấp lại bìa sổ Bảo hiểm xã hội trong các trường hợp: sai giới tính, quốc tịch;
-
Cấp lại tờ rời Sổ Bảo hiểm xã hội trong các trường hợp: mất sổ, hỏng sổ;
Các cơ quan chức năng sẽ tạo điều kiện cho người lao động được cấp lại sổ bảo hiểm khi mất sổ, hỏng sổ để đảm bảo quyền lợi chính đáng của họ.
1.2 Có thể cấp lại sổ BHXH sau khi rút BHXH 1 lần không?
Trong thực tế, khi người lao động tham gia BHXH bắt buộc tại doanh nghiệp, họ cũng đồng thời tham gia bảo hiểm thất nghiệp. Việc cấp lại sổ BHXH sau khi đã lĩnh bảo hiểm xã hội 1 lần sẽ phụ thuộc vào yêu cầu của người lao động và giá trị sử dụng của sổ BHXH cũ.
Trong trường hợp người lao động đã lĩnh BHXH 1 lần và cũng đã được hưởng bảo hiểm thất nghiệp, cơ quan BHXH sẽ không cấp lại sổ BHXH cho đến khi người lao động tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc tại công ty mới hoặc tham gia BHXH tự nguyện.
Đối với người lao động chuyển sang công ty mới và tiếp tục tham gia BHXH, họ cần khai báo số sổ BHXH cũ đã cấp trước vào tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT theo mẫu TK1-TS và nộp cho công ty mới. Khi công ty báo tăng người lao động lên cơ quan BHXH, người lao động sẽ được cấp sổ bảo hiểm mới theo số sổ BHXH cũ đã cấp trước đó.
Các trường hợp xin cấp lại sổ bảo hiểm sau khi đã rút BHXH 1 lần
Trong trường hợp người lao động đã lĩnh BHXH 1 lần nhưng còn thời gian đóng BHTN chưa hưởng, họ có thể yêu cầu cơ quan BHXH cấp lại sổ BHXH để thuận tiện cho việc hưởng quyền lợi từ BHTN sau này (theo quy định tại tiết 2.1 Khoản 2, Điều 46, Quyết định số 595/QĐ-BHXH).
Cơ quan BHXH cũng sẽ in lại tờ bìa sổ BHXH và tờ rời để lưu trữ thông tin về quá trình tham gia bảo hiểm thất nghiệp của người lao động theo yêu cầu.
2. Hồ sơ và thủ tục cấp lại sổ bảo hiểm xã hội
Căn cứ pháp lý: Quyết định số 222/QĐ-BHXH ngày 25/02/2021 của Bảo hiểm xã hội Việt Nam
Cơ quan thực hiện: Cơ quan BHXH cấp huyện, cấp tỉnh.
Đối tượng thực hiện: Công dân Việt Nam, Doanh nghiệp, Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, Tổ chức (không bao gồm doanh nghiệp, HTX), Hợp tác xã;
2.1 Hồ sơ xin cấp lại sổ BHXH
Thành phần hồ sơ được quy định tại Điều 27 và Điều 29 Quyết định 595/QĐ-BHXH. Tùy thuộc vào từng trường hợp, người tham gia cần chuẩn bị bộ hồ sơ tương ứng như sau:
Viết tắt: Mẫu TK1-TS: Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT
Trường hợp và thành phần hồ sơ tương ứng
Số lượng
1. Trường hợp cấp lại sổ BHXH do mất, hỏng:
– Mẫu TK1-TS
Bản chính: 1
Bản sao: 0
2. Trường hợp gộp sổ BHXH:
– Mẫu TK1-TS
– Các sổ BHXH đề nghị gộp (nếu có)
Bản chính: 1
Bản sao: 0
3. Trường hợp cấp lại sổ BHXH do thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính, quốc tịch, điều chỉnh nội dung trên sổ BHXH
Bản chính: 0
Bản sao: 0
3.1. Đối với người tham gia:
– Mẫu TK1-TS
– Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng như sau:
a) Trường hợp thay đổi họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; quốc tịch: Giấy khai sinh hoặc trích lục khai sinh do cơ quan có thẩm quyền về hộ tịch cấp theo quy định và thẻ căn cước/ chứng minh thư/hộ chiếu.
Nếu là Đảng viên: lý lịch đảng viên (hồ sơ gốc) khi kết nạp.
b) Trường hợp người tham gia thay đổi nơi làm việc: Quyết định (văn bản) chứng minh địa điểm làm việc.
Bản chính: 1
Bản sao: 0
3.2. Đối với Đơn vị:
– Mẫu TK1-TS
Trong trường hợp NLĐ nộp hồ sơ qua đơn vị.
– Xác nhận Tờ khai TK1-TS khi NLĐ điều chỉnh thông tin nhân thân trên sổ BHXH: thông tin điều chỉnh là đúng với hồ sơ quản lý và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung xác nhận, ký, đóng dấu và ghi rõ họ tên.
Đối với người đang bảo lưu thời gian đóng BHXH thì không phải xác nhận;
– Bảng kê thông tin (mẫu D01-TS).
Bản chính: 1
Bản sao: 0
4. Trường hợp ghi xác nhận thời gian đóng BHXH trên sổ BHXH cho người tham gia được cộng nối thời gian nhưng không phải đóng BHXH trước năm 1995:
– Tờ khai mẫu TK1-TS
– Hồ sơ liên quan kèm theo tương ứng với từng trường hợp sau:
Bản chính: 1
Bản sao: 0
4.1. Đối với NLĐ có thời gian công tác trước năm 1995 (không bao gồm người bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc tự ý bỏ việc, bị phạt tù giam trước ngày 01/01/1995):
– Lý lịch gốc và lý lịch bổ sung (nếu có) của NLĐ,
– Quyết định tiếp nhận, hợp đồng lao động, các giấy tờ có liên quan khác như: quyết định nâng bậc lương, quyết định điều động hoặc quyết định chuyển công tác, quyết định phục viên xuất ngũ, chuyển ngành, giấy thôi trả lương…;
Bản chính: 1
Bản sao: 0
4.2. Đối với người nghỉ chờ việc từ tháng 11/1987 đến trước ngày 01/01/1995:
Hồ sơ như tại điểm 4.1 nêu trên và Quyết định nghỉ chờ việc, Danh sách của đơn vị hoặc các giấy tờ xác định người lao động có tên trong danh sách của đơn vị đến ngày 31/12/1994.
Nếu không có quyết định nghỉ chờ việc thì phải có văn bản xác nhận của thủ trưởng đơn vị tại thời điểm lập hồ sơ đề nghị cấp sổ BHXH, trong đó đảm bảo NLĐ có tên trong danh sách của đơn vị tại thời điểm có quyết định nghỉ chờ việc và chưa hưởng các khoản trợ cấp một lần.
Trường hợp đơn vị đã giải thể thì do cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.
Bản chính: 1
Bản sao: 1
4.3. Đối với cán bộ, công chức, viên chức, công nhân, quân nhân và công an nhân dân thuộc biên chế các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị-xã hội, doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang đã xuất cảnh hợp pháp ra nước ngoài, đã về nước nhưng không đúng hạn hoặc về nước đúng hạn nhưng đơn vị cũ không bố trí, sắp xếp được việc làm và NLĐ tự do được cử đi hợp tác lao động (không bao gồm những trường hợp vi phạm pháp luật của nước ngoài bị trục xuất về nước hoặc bị kỷ luật buộc phải về nước hoặc bị tù giam trước ngày 01/01/1995):
a) Lý lịch gốc, lý lịch bổ sung (nếu có), các giấy tờ gốc có liên quan đến thời gian làm việc, tiền lương của NLĐ trước khi đi làm việc ở nước ngoài; quyết định tiếp nhận trở lại làm việc đối với trường hợp NLĐ về nước và tiếp tục làm việc trước ngày 01/01/1995.
Trường hợp không có Quyết định tiếp nhận thì được thay thế bằng lý lịch do NLĐ khai khi được tiếp nhận trở lại làm việc hoặc lý lịch của NLĐ khai có xác nhận của đơn vị tiếp nhận.
b) Giấy xác nhận chưa nhận chế độ trợ cấp một lần, trợ cấp phục viên, xuất ngũ sau khi về nước của cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý người lao động trước khi đi công tác, làm việc có thời gian ở nước ngoài.
Trường hợp cơ quan, đơn vị đã giải thể thì cơ quan, đơn vị quản lý cấp trên trực tiếp xác nhận.
4.3.1. NLĐ có thời hạn ở nước ngoài theo Hiệp định của Chính phủ và người đi làm đội trưởng, phiên dịch, cán bộ vùng do nước ngoài trả lương:
– Hồ sơ như tại điểm a, b nêu trên;
-Bản chính “Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả” của Cục Hợp tác quốc tế về lao động (nay là Cục Quản lý lao động ngoài nước) cấp.
Trường hợp không còn bản chính “Thông báo chuyển trả” hoặc “Quyết định chuyển trả” thì phải có Giấy xác nhận về thời gian đi hợp tác lao động để giải quyết chế độ BHXH của Cục Quản lý lao động ngoài nước trên cơ sở đơn đề nghị của NLĐ.
4.3.2. Người đi làm việc ở nước ngoài theo hình thức hợp t
