Như bạn đã biết, KPI (Mona Media) là viết tắt của từ “Key Performance Indicator”, tức là chỉ số hiệu suất quan trọng. KPI là một công cụ giúp đánh giá hiệu suất của một tổ chức hay công ty, từ đó xác định xem liệu họ đã đạt được mục tiêu đã đề ra hay chưa. KPI được sử dụng để đánh giá hiệu suất của cả công ty và từng cá nhân trong công ty. Theo dõi KPI giúp bạn đánh giá hiệu suất công ty và dựa vào dữ liệu để ra quyết định phát triển công ty.
KPI là gì?
KPI, còn được gọi là chỉ số hiệu suất, tỷ lệ thực hiện hoặc chỉ số kinh doanh. Bạn có thể tìm hiểu thêm định nghĩa trên Wikipedia hoặc Investopedia. Khi bắt đầu kinh doanh online, các công việc thường là xác định quy mô doanh nghiệp, lên kế hoạch kinh doanh cụ thể, thiết kế trang web giới thiệu doanh nghiệp, xây dựng văn phòng, tuyển dụng nhân sự, lên kế hoạch KPI và nhiều công việc khác.
Ví dụ về KPI:
- Tỷ suất lợi nhuận
- Doanh thu định kỳ hàng tháng
- Hoạt động của kinh doanh
- Tăng trưởng doanh số bán hàng
- Giá trị dự kiến
- Lịch hoạt động
Lợi ích của việc áp dụng KPI trong công việc
KPI giúp đo lường hiệu quả của cá nhân, tổ chức, phòng ban và doanh nghiệp. Điều này giúp quản lý đánh giá và nhận biết được hiệu suất công việc của cấp dưới trong thời gian thực. KPI cũng giúp nhân viên phấn đấu hơn, vì khi hoàn thành hoặc vượt qua chỉ số KPI, nhân viên sẽ nhận được phần thưởng khích lệ tinh thần. Ngoài ra, KPI giúp doanh nghiệp định hình mục tiêu và tầm nhìn phát triển trong tương lai. KPI cũng ảnh hưởng rất lớn đến các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
Các loại KPI
Tùy thuộc vào mục tiêu và mục đích của công ty, bạn có thể đề ra và theo dõi KPI theo cách khác nhau. Mỗi bộ phận kinh doanh nên có cho riêng mình thước đo KPI khác nhau, vì tất cả đều có các nhiệm vụ và mục đích khác nhau.
Có năm loại KPI chính:
- KPI kinh doanh
- KPI tài chính
- KPI bán hàng
- KPI tiếp thị
- KPI quản lý dự án
KPI kinh doanh
KPI kinh doanh giúp đo lường sự thành công của các mục tiêu kinh doanh dài hạn bằng cách theo dõi các chỉ số kinh doanh. Các công ty có thể điều hướng giữa các quy trình kinh doanh quan trọng và xác định lĩnh vực tăng trưởng chậm.
Ví dụ phổ biến về KPI kinh doanh:
- Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu
- Tỷ lệ tăng tỷ lệ mua lại thị phần tương đối
- Chia sẻ lợi nhuận trên vốn cổ phần
KPI tài chính
KPI tài chính thường được giám sát bởi lãnh đạo tổ chức và bộ phận tài chính. Chỉ số tài chính cho thấy công ty đang hoạt động tốt như thế nào về phương diện tạo ra doanh thu và lợi nhuận.
Ví dụ về KPI tài chính:
- MRR (Doanh thu định kỳ hàng tháng)
- Biên độ lợi nhuận
- Dòng tiền hoạt động (OCF)
- Vốn lưu động
- Tỉ lệ hiện tại
- Biến động ngân sách
KPI bán hàng
KPI bán hàng là các giá trị đo lường sử dụng bởi đội ngũ bán hàng để theo dõi sự khả năng đạt được mục tiêu bán hàng và mục đích chính từ việc bán hàng. Số liệu bán hàng giúp theo dõi kết quả hàng tháng và đạt được tăng trưởng doanh thu bền vững.
Một số KPI doanh thu phổ biến:
- Bán hàng hàng tháng
- Tỷ lệ chuyển đổi từ khách hàng
- Chi phí mỗi lần mua
- Chào hàng đủ điều kiện kinh doanh (SQL)
- Giá trị tuổi thọ của khách hàng (LTV)
KPI bán hàng có thể được theo dõi trên một bảng điều khiển bán hàng.
KPI tiếp thị
Các KPI tiếp thị giúp đội ngũ tiếp thị theo dõi khả năng thành công của họ trên tất cả các kênh tiếp thị, cho phép họ có cái nhìn tổng quan nhanh về số liệu tiếp thị từ đó cho thấy đội ngũ tiếp thị hoạt động tốt như thế nào trong việc giành được khách hàng tiềm năng mới.
Ví dụ về KPI tiếp thị:
- Số lượt truy cập website
- Chi phí mỗi lần mua
- Điều kiện tiếp thị (MQL)
- Điểm quảng cáo
- Tỷ lệ chuyển đổi
KPI quản lý dự án
KPI quản lý dự án được sử dụng để theo dõi tiến độ của dự án và phần trăm đạt được các mục tiêu đã đề ra. Các công ty hoặc tổ chức sử dụng số liệu dự án này để xác định dự án có khả thành công và khả năng đáp ứng yêu cầu vào những thời điểm quan trọng.
Ví dụ về KPI quản lý dự án:
- Giá trị theo kế hoạch (PV)
- Chi phí thực tế (AC)
- Giá trị thu được (EV)
- Biến động chi phí (CV)
- Sự khác biệt lịch biểu (SV)
KPI cấp cao và KPI cấp thấp
KPI cấp cao đo lường hiệu suất tổng thể của công ty, ví dụ như tăng trưởng hàng năm, doanh thu định kỳ hàng năm (ARR) và thị phần phân bổ khách hàng. Các cá nhân không ảnh hưởng đến các chỉ số hiệu suất này, vì chúng được coi là kết quả của làm việc nhóm trên nhiều phòng ban. Trong khi đó, KPI cấp thấp chỉ ra hiệu suất của từng phòng ban hoặc cá nhân cụ thể. Các chỉ số KPI cấp thấp liên quan trực tiếp đến công việc hàng ngày của mọi người trong từng phòng ban.
Cách sử dụng KPI
KPI có thể được sử dụng để giám sát hiệu suất của công ty trên tất cả các phòng ban. Bạn có thể sử dụng bảng điều khiển KPI và thêm số liệu của bạn vào bảng điều khiển KPI để có cái nhìn tổng quan nhanh về từng mục tiêu quan trọng. Bảng điều khiển KPI là một công cụ báo cáo thời gian thực, giúp thu thập, tổ chức và minh họa các chỉ số quan trọng của công ty. Bạn có thể thiết lập nhiều bảng điều khiển KPI để theo dõi mục tiêu của từng phòng ban. Công cụ quản lý và tính toán KPI thường được tích hợp trong phần mềm quản lý công việc và dự án.
Bảng điều khiển doanh nghiệp thời gian thực mang lại giá trị lớn nhất trong việc cung cấp thông tin hiệu suất của công ty. Kết quả là nhà lãnh đạo và đội ngũ có thể đưa ra quyết định có định hướng dựa trên dữ liệu thực tế thay vì dựa vào cảm giác. Một bảng điều khiển doanh nghiệp thời gian thực giúp nhìn thấy các vấn đề và tìm ra giải pháp cho các vấn đề quan trọng.
Dưới đây là năm câu hỏi quan trọng mà bạn cần trả lời trước khi xây dựng bảng điều khiển KPI:
- Mục tiêu kinh doanh mong muốn của tôi là gì?
- Làm thế nào để cải thiện các giá trị KPI qua các hoạt động cụ thể?
- Chúng ta đã có đủ dữ liệu cần thiết để theo dõi KPI chưa?
- Ai sẽ sử dụng báo cáo KPI và họ cần biết gì về KPI?
- Làm thế nào để trực quan hóa các chỉ số KPI cụ thể?
Tìm hiểu quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI
Xây dựng hệ thống chỉ số KPI theo quy trình sẽ giúp các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi và hiệu quả hơn. Mỗi công ty, doanh nghiệp, dự án lại có quy trình, cách xây dựng KPI riêng biệt tùy thuộc vào mục đích của từng đơn vị. Tuy nhiên, vẫn có một quy chuẩn chung về quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI cũng như các yếu tố xây dựng KPI.
Bước 1: Xác định chủ thể xây dựng KPI
Có hai phương pháp để xây dựng KPI: tự xây dựng bởi các bộ phận hay phòng ban trong tổ chức, hoặc do bộ phận chuyên trách nguồn nhân lực và các nhà chuyên môn có am hiểu về công việc của bộ phận.
- Người xây dựng KPIs là Trưởng bộ phận/phòng/ban hoặc nhân viên có am hiểu về công việc của bộ phận.
- Trong trường hợp bộ phận/phòng/ban quá lớn, việc xây dựng hệ thống KPIs nên được đảm nhận bởi những quản lý cấp thấp hơn.
Bước 2: Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận
Xác định chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án… rất quan trọng để xây dựng hệ thống KPI phù hợp. Mỗi bộ phận sẽ có chức năng và nhiệm vụ riêng, do đó không thể áp dụng cùng một chỉ số KPI cho tất cả.
Bước 3: Xác định vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng bộ phận
Cần có thông tin mô tả rõ ràng, chi tiết về công việc của từng cá nhân và vị trí chức danh của họ. Điều này sẽ giúp xây dựng KPI phù hợp và đảm bảo mọi người tuân thủ và thực hiện đúng trách nhiệm.
Bước 4: Xác định chỉ số hiệu suất quan trọng
Xác định các chỉ số hiệu suất quan trọng cho từng bộ phận và vị trí chức danh. Các chỉ số KPI phải đáp ứng tiêu chí SMART và phải có nguồn thu thập thông tin mà doanh nghiệp đang sử dụng hoặc sẽ sử dụng trong tương lai.
Bước 5: Xác định khung điểm cho kết quả công việc
Xác định mức điểm cho mỗi chỉ số KPI, căn cứ vào mức độ hoàn thành và tính hiệu quả của công việc. Điểm số có thể chia thành mức độ khác nhau để việc đánh giá hiệu quả công việc trở nên dễ dàng và khách quan hơn.
Bước 6: Đo lường, tổng kết và điều chỉnh
Dựa trên khung điểm, người quản lý hoặc trưởng bộ phận sẽ tổng kết kết quả và đưa ra kết luận. Cần điều chỉnh chỉ số KPI linh hoạt phù hợp với từng bộ phận. Doanh nghiệp cũng có thể thuê đội ngũ chuyên gia để đánh giá và điều chỉnh KPI phù hợp.
Làm thế nào để lựa chọn đúng KPI?
Để chọn KPI đúng, bạn cần xác định mục tiêu kinh doanh của mình và đảm bảo từng chỉ số KPI đo được và liên quan đến việc đạt được mục tiêu. Tập trung vào một số chỉ số quan trọng thay vì quá nhiều số liệu không liên quan. Chỉ theo dõi các KPI có liên quan đến tổ chức của bạn và đảm bảo rằng mọi yếu tố kinh doanh đều đáp ứng tiêu chí SMART.
Hãy nhớ rằng mỗi ngành công nghiệp, giai đoạn tăng trưởng và dự án có những KPI khác nhau. Hãy sử dụng các ví dụ ở trên để xác định KPI phù hợp cho doanh nghiệp của bạn.
Đứng đầu một doanh nghiệp thành công trở nên dễ dàng hơn khi sử dụng KPI để đánh giá hiệu suất và theo dõi xu hướng. KPI giúp bạn hiểu sâu hơn về tiến trình công việc và tìm ra giải pháp cho các vấn đề quan trọng.
