Bạn muốn biết cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel một cách dễ hiểu? Hãy cùng tôi khám phá ngay để hiệu quả hóa công việc xử lý dữ liệu của bạn.
Khi bạn tạo bảng danh sách tên người trong Excel, việc sắp xếp theo thứ tự ABC giúp bạn dễ dàng theo dõi và quản lý dữ liệu. Đồng thời, khi bạn chia sẻ file Excel với người khác, họ cũng sẽ đánh giá cao sự chuyên nghiệp của bạn.
Hãy cùng khám phá cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel qua bài hướng dẫn dưới đây.
Cách sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel
Cách sắp xếp tên theo ABC khi họ và tên ở các cột khác nhau
Bước đầu tiên, chúng ta có một bảng dữ liệu với họ và tên ở hai cột khác nhau và chưa được sắp xếp theo thứ tự ABC như sau:
Để sắp xếp tên trong Excel theo thứ tự chữ cái mà vẫn đảm bảo không sai họ tên, chúng ta sẽ thực hiện các bước sau:
Bước 1: Bôi đen vùng dữ liệu trong Excel chứa tên người. Trong trường hợp này, chúng ta sẽ bôi đen các ô từ C1 đến C15 (cột C).
Bước 2: Nhấp chuột vào thẻ Data, sau đó chọn biểu tượng Sort A to Z.
Nếu một bảng chọn Sort Warning hiện lên, hãy chọn Expand the selection và nhấn Sort.
Bây giờ, tên đã được sắp xếp theo thứ tự ABC, nhưng số thứ tự vẫn bị đảo lộn:
Bước 3: Để sắp xếp lại số thứ tự, bạn điền số 1 vào ô đầu tiên chứa dữ liệu của cột này. Với bảng của chúng ta, ô A2 sẽ chứa số 1. Sau đó, đặt con trỏ chuột vào ô góc dưới bên phải của ô tính. Nếu thấy biểu tượng dấu cộng xuất hiện, giữ chuột trái và kéo xuống hết dòng có chứa dữ liệu.
Kết quả tạm thời sau khi thực hiện thao tác này sẽ như sau:
Sau đó, nhấp vào biểu tượng Auto Fill Options ở cuối phần bôi đen để hiển thị bảng chọn. Tại đây, chọn Fill Series để sắp xếp lại số thứ tự:
Khi hoàn thành bước này, bảng của bạn đã sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel.
Xem thêm: Hướng dẫn cách sắp xếp ngày trong Excel
Cách sắp xếp tên theo ABC trong Excel khi họ và tên ở cùng cột
Đây là bảng dữ liệu ban đầu với họ và tên nằm trong cùng một cột:
Khi họ và tên nằm trong cùng một cột, việc sắp xếp theo thứ tự ABC không còn đơn giản như trước. Nguyên nhân là Excel sử dụng quy ước viết tên phương Tây, tức là trước hết là tên và sau đó là họ. Tuy nhiên, tên người Việt Nam lại theo quy ước họ đứng trước tên. Nếu bạn sử dụng Sort A to Z, phần bạn sắp xếp sẽ là phần họ chứ không phải phần tên.
Trong trường hợp này, chúng ta chỉ có một cách duy nhất là tách riêng phần họ và phần tên, sau đó sắp xếp cột tên và cột họ sẽ tự động theo sau. Bạn cũng có thể chọn cách tách họ, tên đệm và tên làm ba cột riêng biệt. Cách làm này phụ thuộc vào yêu cầu công việc của bạn. Dưới đây là hướng dẫn tách riêng phần họ và tên, bạn có thể áp dụng cho các trường hợp khác.
Bước 1: Chọn toàn bộ cột bên phải cột Họ và Tên. Trong trường hợp này, chúng ta chọn cột B. Sau đó, nhấp chuột phải và chọn Insert để thêm một cột mới giữa hai cột này.
Hãy đặt lại tiêu đề của cột để tránh nhầm lẫn:
Bước 2: Nhấp chuột vào ô trống đầu tiên của cột Tên. Trong trường hợp này, ô B2. Sau đó, điền tên của người đầu tiên trong danh sách vào ô này.
Bước 3: Bôi đen vùng chứa dữ liệu của cột Tên:
Bước 4: Nhấn tổ hợp phím tắt Ctrl + E và tên của các người còn lại sẽ tự động điền vào cột này. Đây là tính năng Flash Fill cực kỳ tiện lợi của Excel.
Bước 5: Tiếp tục tạo một cột mới bên cạnh cột Tên và sử dụng cách tương tự để tách riêng phần Họ + Tên Đệm, không bao gồm phần tên. Kết quả thu được như sau:
Bây giờ, bạn có thể xóa cột đầu tiên chứa cả họ và tên:
Bước 6: Chọn cột Tên, sau đó vào Data và chọn Sort A to Z để sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel. Kết quả sẽ như sau:
Bước 7: Bạn có thể bỏ qua bước này nếu bạn không muốn ghép họ và tên vào cùng một cột. Để ghép họ và tên vào cùng một cột, bạn cần chèn một cột trống và đặt tiêu đề là “Họ và Tên”.
Tại ô đầu tiên của cột Họ và Tên, bạn sử dụng công thức sau: =A2&” “&B2. Trong đó, ô A2 chứa phần họ và tên đệm, ô B2 chứa phần tên của người đầu tiên trong danh sách. Sau đó, nhấn Enter để ghép hai cột. Copy công thức xuống các dòng dưới để thu được kết quả như sau:
Bây giờ, chọn cột Họ và tên mà chúng ta vừa ghép, bấm Ctrl + C để sao chép, sau đó nhấp chuột phải và chọn Paste Values để dán giá trị không kèm công thức:
Cuối cùng, xóa cột Họ và cột Tên riêng biệt để thu được kết quả cuối cùng như sau:
Lưu ý: Các thao tác trong bài viết này được thực hiện trên phiên bản Microsoft Excel trong bộ Microsoft Office 365. Các phiên bản Excel khác cũng có tính năng tương tự, chỉ khác một chút về giao diện. Bạn có thể áp dụng cách làm này cho các phiên bản Excel 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2021, và các phiên bản khác.
Xem thêm:
– 3 cách chuyển chữ thường thành chữ hoa trong Excel và ngược lại
– Hướng dẫn Excel cơ bản về cách dùng bộ lọc Excel và Table
Kết luận
Sắp xếp tên theo thứ tự ABC trong Excel giúp file làm việc của bạn trở nên khoa học hơn rất nhiều. Áp dụng kiến thức này vào công việc thực tế và chia sẻ với bạn bè để cùng tiến bộ nhé.
Chúc bạn thành công!
