Chứng từ ghi sổ là gì? Đặc điểm, phân loại và nguyên tắc lập chứng từ ghi sổ?

Chứng từ ghi sổ là một từ ngữ khá gắn liền với lĩnh vực kế toán và thuế, và thường khá khó hiểu về nội dung. Vậy chứng từ ghi sổ là gì? Hãy cùng tìm hiểu về khái niệm, đặc điểm, phân loại và nguyên tắc lập chứng từ ghi sổ nhé.

1. Chứng từ ghi sổ là gì?

Chứng từ ghi sổ là tập hợp các loại chứng từ khác nhau để thể hiện thông tin liên quan đến chứng từ gốc. Kế toán sẽ tổng hợp những chứng từ này để lập chứng từ ghi sổ.

Ngoài việc sử dụng để lập chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ còn được sử dụng để lập nhiều bản chứng từ gốc, nhưng những nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc đã hoàn thành cần phải tương ứng.

Khái niệm chứng từ ghi sổ dùng để chỉ một loại chứng từ được sử dụng bởi các nhân viên kế toán để tập hợp số liệu theo từng sự việc được ghi trong các bản chứng từ gốc. Nhân viên kế toán sẽ dựa vào dữ liệu trong chứng từ để lập chứng từ ghi sổ. Trong trường hợp không có chứng từ, số liệu có thể được lấy từ bảng tổng hợp cùng nội dung kinh tế, cùng loại để lập chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ có thể thực hiện nhiều chức năng khi vừa có thể lập cho một hoặc rất nhiều bản chứng từ gốc. Trong trường hợp lập nhiều chứng từ gốc, tất cả các chứng từ đó đều phải có cùng nội dung kinh tế và phát sinh thường xuyên trong cùng một tháng.

Chứng từ ghi sổ trong tiếng Anh được gọi là Recording Vouchers.

Đặc điểm của chứng từ ghi sổ

Chứng từ ghi sổ có những đặc điểm cơ bản sau:

• Chứng từ ghi sổ là cơ sở để ghi chép trực tiếp vào sổ sách kế toán.
• Việc ghi chứng từ được thực hiện theo trình tự thời gian trên sổ đăng ký chứng từ.
• Nội dung trên chứng từ ghi sổ phải phản ánh đúng nội dung ghi nhận trong Sổ Cái.
• Hình thức chứng từ ghi sổ bao gồm các sổ sách kế toán như: chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, các sổ khác, thẻ kế toán chi tiết,…

2. Đặc trưng của chứng từ ghi sổ theo hình thức

Chứng từ ghi sổ kế toán đòi hỏi người kế toán phải ghi đầy đủ mọi nghiệp vụ phát sinh được chứng từ ghi nhận, và ghi vào sổ theo số thứ tự. Đồng thời, cần ghi đầy đủ vào Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ thường được áp dụng cho các đơn vị có quy mô hoạt động từ vừa đến lớn, có sử dụng nhiều nhân lực phục vụ hoạt động kế toán và cần phải hạch toán nhiều tài khoản kế toán.

Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

• Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ.
• Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái.

Chứng từ ghi sổ được lập dựa trên từng chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại và cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ) và phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ bao gồm các loại sổ kế toán sau:

• Chứng từ ghi sổ.
• Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ.
• Sổ Cái.
• Các Sổ, thẻ kế toán chi tiết.

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ:

• Hàng ngày hoặc định kỳ: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được sử dụng làm căn cứ để ghi sổ. Kế toán lập Chứng từ ghi sổ dựa trên chứng từ ghi sổ để ghi vào Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào Sổ Cái. Sau khi đã sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, chứng từ ghi sổ này mới được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.

• Cuối tháng: Phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái để lập bảng cân đối tài khoản.

Sau khi đã khớp đúng, số liệu trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có của tất cả các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh tài khoản phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết.

3. Những lưu ý khi lập chứng từ ghi sổ:

Trình tự ghi chứng từ

Thời gian ghi trên chứng từ ghi sổ cần thể hiện theo trình tự thời gian liên tục, cụ thể:

• Ghi theo ngày hoặc ghi theo định kỳ: Căn cứ vào các loại chứng từ kế toán hoặc bảng thống kê chứng từ, bạn cần kiểm tra thời gian lập chứng từ là ngày/tháng/năm nào. Dựa vào thời gian lập để ghi nhận chứng từ ghi sổ vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó ghi vào Sổ Cái.

• Ghi theo tháng: Cuối tháng, kế toán phải khóa sổ và tính tổng số tiền đã phát sinh hoặc hoàn thành trong tháng. Căn cứ vào đó để lập bảng cân đối tài khoản.

Đối chiếu các số liệu đã khớp trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp được dùng để lập Báo cáo tài chính, bạn có thể lập các chứng từ ghi sổ.

Nội dung trên chứng từ

• Ghi số hiệu riêng của chứng từ ghi sổ.
• Ghi thời gian lập chứng từ ghi sổ.
• Ghi số tiền, giá trị của chứng từ ghi sổ.
• Cuối trang chứng từ sẽ tính tổng để chuyển trang sau.
• Đầu trang tiếp theo phải ghi số cộng của trang trước chuyển sang.

Ngoài ra, khi lập chứng từ ghi sổ, cần xác định đúng số liệu và kiểm tra lại số liệu ghi nhận trong các tài liệu liên quan. Đảm bảo tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký và Sổ Cái trùng khớp nhau.

4. Ý nghĩa của chứng từ ghi sổ kế toán:

Chứng từ ghi sổ có vai trò quan trọng trong quá trình kế toán. Nó giúp người kế toán trưởng quản lý dễ dàng theo dõi số thứ tự của các chứng từ kế toán. Ngoài ra, loại chứng từ này còn giúp cán bộ quản lý tài chính và cán bộ thuế theo dõi chứng từ theo một trình tự rõ ràng và nội dung được sắp xếp theo nguyên tắc chủ đề, từ đó dễ dàng theo dõi các vấn đề kế toán một cách khoa học và chính xác nhất về nội dung.

Chứng từ ghi sổ cũng giúp đối chiếu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng đối chiếu số liệu tổng và phát sinh trên sổ chứng từ ghi sổ.

Nhìn chung, thông qua chứng từ ghi sổ, chúng ta có thể nắm bắt được một phần cơ bản về tình hình phát triển của doanh nghiệp.

Nguyên tắc khi ghi chứng từ ghi sổ:

Chứng từ ghi sổ chính là căn cứ trực tiếp cho nhân viên kế toán để ghi sổ kế toán tổng hợp. Chứng từ ghi sổ là một trong hai nhiệm vụ cần thể hiện trong sổ kế toán tổng hợp, bao gồm ghi đúng trình tự thời gian trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và ghi dựa trên nội dung kinh tế trong sổ cái.

Nguyên tắc thứ hai khi lập chứng từ ghi sổ là lập chứng từ dựa trên 2 cơ sở chính: từng bản chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ cùng loại.

Nguyên tắc thứ ba khi lập chứng từ ghi sổ là cần đánh số thứ tự cho chứng từ đúng với số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và cần được người kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán.

5. Nội dung và trình tự ghi sổ:

• Hàng ngày hoặc định kỳ, kế toán căn cứ chứng từ kế toán đã kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ hoặc căn cứ vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra phân loại để lập bảng Tổng hợp chứng từ kế toán theo từng loại nghiệp vụ, trên cơ sở số liệu của Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán để lập chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển cho Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán) duyệt, sau đó chuyển cho kế toán tổng hợp đăng ký vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ để ghi số và ngày tháng vào chứng từ ghi sổ.

Chứng từ ghi sổ sau khi đã ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ mới được sử dụng để ghi vào Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết.

• Sau khi phản ánh tất cả chứng từ ghi sổ đã lập trong tháng vào sổ cái, kế toán tiến hành cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có và tính số dư cuối tháng của từng tài khoản. Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu trên sổ cái được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản.

• Đối với các tài khoản phải mở sổ, thẻ kế toán chi tiết, chứng từ kế toán và Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán kèm theo chứng từ ghi sổ là căn cứ vào sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản.

Cuối tháng, tiến hành cộng các sổ, thẻ kế toán chi tiết và lấy kết quả lập Bảng Tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tổng hợp để đối chiếu với số liệu trên sổ cái của từng tài khoản.

Các Bảng Tổng hợp chi tiết của từng tài khoản sau khi đối chiếu được dùng làm căn cứ lập Báo cáo tài chính. Các văn bản, giấy tờ và chứng từ cần được lưu trữ.

Theo kinh nghiệm cá nhân và theo qui định lưu trữ, tôi phân loại chứng từ cần lưu trữ về kế toán thành các nhóm sau:

• Nhóm Văn bản quản lý.
• Nhóm Chứng từ kế toán.
• Nhóm Sổ sách kế toán.
• Nhóm Báo cáo.
• Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán.

a) Nhóm Văn bản quản lý: Bao gồm các văn bản được đơn vị ban hành hoặc các cơ quan chức năng như cơ quan thuế, tài chính qui định cho các hoạt động của đơn vị. Ví dụ: quy định chức năng, nhiệm vụ phòng kế toán, phân công công việc, qui định vận hành bộ máy kế toán, kiểm soát nội bộ, trách nhiệm của các phòng ban khác trong thực hiện giao dịch, mua bán…

b) Nhóm Chứng từ kế toán: Gồm các chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, bảng phân bổ liên quan trực tiếp đến hạch toán kế toán. Ví dụ: phiếu thu, chi, chứng từ nhập xuất hàng hoá, hoá đơn tài chính, bản tổng hợp chứng từ gốc… Nhóm này có thể được chia chi tiết như sau: chứng từ xử lý giao dịch và văn bản, chứng từ hỗ trợ cho từng giao dịch riêng.

• Chứng từ xử lý giao dịch quản lý các giao dịch ở mức cơ bản nhất. Ví dụ: gửi tiền và rút tiền từ ngân hàng, giao dịch mua bán bằng tiền mặt, giao nhận hàng hoá… Những giao dịch này cần phải xác định đúng, rõ ràng về nội dung và thời gian để có thể đánh giá, phân tích và tra cứu nhanh sau khi lưu trữ.

• Văn bản chứng từ hỗ trợ giao dịch: Báo cáo lại các trường hợp ngoại lệ và đưa ra những ý kiến tóm tắt về hoạt động giao dịch. Loại này hỗ trợ việc quản lý hoạt động hàng ngày của đơn vị. Ví dụ: căn cứ vào sự biến động trên thị trường, quyết định điều chỉnh giá bán cho một lần bán hàng cho trực tiếp đơn vị A…

c) Nhóm sổ kế toán: Bao gồm sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp và thẻ kế toán chi tiết.

d) Nhóm báo cáo: Bao gồm báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo từng kỳ kế toán như tháng, quý và năm.

e) Nhóm tài liệu khác liên quan đến kế toán: Bao gồm các loại chứng từ dùng là căn cứ để lập chứng từ kế toán. Các tài liệu liên quan đến hoạt động kinh tế như hợp đồng kinh tế, hợp đồng vay, hợp đồng liên doanh, các tài liệu về thuế: miễn giảm, phạt, quyết định phân bổ vốn, phân bổ lợi tức, kiểm kê, đánh giá lại hàng hóa, định giá tài sản…

Cuối cùng, để đảm bảo tính chính xác và bảo mật, các chứng từ cần được in và ký tên, đóng dấu đầy đủ trước khi lưu trữ.

Được chỉnh sửa bởi dnulib.edu.vn