Dnulib.edu.vn – Email là gì? Cách tạo & sử dụng email đơn giản nhất
Email là gì?
Email hiện tại là một trong những phương tiện trực tuyến phổ biến để trao đổi thông tin. Đối với người dùng, email không chỉ giúp quản lý công việc dễ dàng mà còn tiết kiệm thời gian và bảo mật cao. Hãy cùng Dnulib tìm hiểu chi tiết về email.
Khái niệm
Email (Electronic Mail) là từ viết tắt của thư điện tử và còn được gọi là hộp thư điện tử. Đây là phương tiện trực tuyến giúp trao đổi thông tin qua mạng internet giữa các thiết bị điện tử như laptop hoặc điện thoại. Với email, bạn có thể gửi và nhận tin nhắn bất kỳ lúc nào chỉ cần có kết nối internet ổn định. Hệ thống thư điện tử sẽ tự động lưu trữ và chuyển tiếp tin nhắn khi cần thiết.
Chức năng
Email không chỉ giới hạn ở việc gửi và nhận thư chữ thông thường. Nó còn cho phép gửi kèm âm thanh, video, hình ảnh và nhiều nội dung khác. Bên cạnh việc sử dụng để gửi và nhận thư, email còn là yếu tố không thể thiếu khi đăng ký tài khoản trên mạng xã hội, tham gia diễn đàn, tạo tài khoản chơi game và nhiều hoạt động khác. Hiện nay, email được sử dụng phổ biến trong quá trình làm việc và học tập của mọi người.
Ảnh: Dnulib.edu.vn
Cấu trúc chung của một email
Một địa chỉ email có cấu trúc chuẩn như sau: [email protected]. Tên địa chỉ email chỉ được sử dụng các kí tự số, chữ cái và một số dấu chấm câu như dấu gạch ngang hoặc dấu chấm. Cấu trúc của một địa chỉ email bao gồm hai phần chính: tên người dùng và tên miền.
Cấu trúc địa chỉ
Phần 1: Tên người dùng
Phần này đứng trước ký tự @ và được người dùng tự đặt. Ví dụ, trong địa chỉ [email protected], “fptshop” là tên người dùng. Tên người dùng có thể có nhiều định dạng khác nhau, bao gồm tên gọi chữ cái đầu tiên và tên họ (ví dụ: Thuynh), hoặc tên gọi.tên họ (ví dụ: tung.huynh).
Phần 2: Tên miền
Phần này đứng sau ký tự @ và là tên của nhà cung cấp dịch vụ email. Người dùng có thể nhận địa chỉ email từ các công ty, trường học, nhà cung cấp dịch vụ hoặc qua các dịch vụ email như Gmail, Outlook, iCloud, v.v. Gmail hiện tại là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email phổ biến nhất.
Cấu trúc nội dung
Một email thông thường bao gồm các phần sau:
To (Đến): Đây là nơi người dùng nhập địa chỉ email người nhận. Nội dung của một email bao gồm:
From (Từ): Đây là nơi chứa địa chỉ email của người gửi. Khi trả lời tin nhắn, hai trường From và To sẽ được tự động điền. Đối với việc viết một email mới, bạn chỉ cần nhập địa chỉ email người nhận vào trường From. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về email là gì, bạn có thể nhập địa chỉ thủ công hoặc chọn từ danh sách liên hệ.
Subject (Chủ đề): Chỗ này sẽ mô tả nội dung email và cho phép người nhận biết trước mà không cần mở toàn bộ email.
Nội dung thư: Đây là phần người dùng nhập nội dung email và có thể đính kèm tệp hình ảnh, video, âm thanh hoặc tệp tài liệu. Một số người dùng thường đặt chữ ký ở cuối email, nhưng không bắt buộc.
Ảnh: Dnulib.edu.vn
Ưu điểm và nhược điểm của email
Với những thông tin trên, hãy tìm hiểu ưu và nhược điểm của email.
Ưu điểm của email
1. Giúp tiết kiệm chi phí: Gửi email miễn phí và không phải mất phí bưu chính. Chỉ cần có dịch vụ internet là bạn có thể gửi thư.
2. Giúp tiết kiệm thời gian: Gửi email diễn ra nhanh chóng và giúp người gửi và người nhận giải quyết vấn đề nhanh chóng. So với việc viết thư truyền thống, việc đánh máy email giúp tiết kiệm thời gian.
3. Gửi tới bất cứ đâu: Email có thể gửi tới bất kỳ quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nào trên thế giới.
4. Tệp đính kèm: Mỗi email có thể đính kèm một hoặc nhiều tệp tin, bao gồm hình ảnh, video, âm thanh và tài liệu khác.
5. Lưu trữ dài hạn: Email có thể lưu trữ điện tử trong một khoảng thời gian lâu dài và không bị mất hoặc hư hỏng như thư truyền thống.
6. Thân thiện với môi trường: Gửi email không cần sử dụng giấy hoặc băng đóng gói, giúp bảo vệ môi trường.
7. Tính bảo mật cao: Mỗi địa chỉ email có mật khẩu riêng chỉ chủ sở hữu mới có thể đọc và đăng nhập.
Nhược điểm của email
1. Thiếu thành ý: Một số người không thích nhận email thay vì thư truyền thống. Email không thể biểu lộ cảm xúc, dẫn đến hiểu lầm trong gửi nhận thông điệp.
2. Dễ gửi sai người nhận: Gửi email có thể sai người nhận do nhập sai ký tự địa chỉ. Đối với các địa chỉ giống nhau, lỗi này xảy ra thường xuyên.
3. Có thể chứa virus: Một số email có thể chứa tệp tin có virus. Người dùng cần cẩn thận khi nhận email từ người lạ.
4. Bị chuyển vào spam: Một số email bị gửi trực tiếp vào hòm thư spam, khiến người nhận không nhận được thông báo. Người dùng cần kiểm tra hòm thư spam thường xuyên.
5. Giới hạn lưu trữ: Dịch vụ email miễn phí thường có giới hạn dung lượng lưu trữ. Người dùng có thể không nhận được email mới hoặc phải xóa các email cũ khi hộp thư đến đầy.
Ảnh: Dnulib.edu.vn
Điểm khác biệt giữa email miễn phí và trả phí
Email miễn phí
- Chi phí: Miễn phí.
- Đối tượng chủ yếu sử dụng: Cá nhân.
- Kiểm soát spam: Có khả năng bị chuyển vào mục spam nếu dùng để quảng bá sản phẩm.
- Quyền riêng tư: Thấp hơn và chứa nhiều quảng cáo.
- Thống kê: Không hỗ trợ.
- Đuôi tên miền: Tên miền của nhà cung cấp dịch vụ.
- Tốc độ gửi mail: Chậm hơn email trả phí, tối đa 2000 mail/ngày.
Email trả phí
- Chi phí: Mất phí.
- Đối tượng chủ yếu sử dụng: Doanh nghiệp.
- Kiểm soát spam: Hạn chế email rơi vào mục spam.
- Quyền riêng tư: Không bị truy cập trái phép, bảo mật cao và không chứa quảng cáo.
- Thống kê: Hỗ trợ thống kê mail spam và tỷ lệ mở mail.
- Đuôi tên miền: Có tên miền của doanh nghiệp.
- Tốc độ gửi mail: Nhanh chóng, tối đa 1 triệu mail/ngày.
3 Loại hình email cơ bản
Hiện tại, có ba loại hình email cơ bản:
-
Email cá nhân: Đây là tài khoản email riêng của cá nhân. Địa chỉ email sẽ có đuôi là tên miền chính thức (ví dụ: @gmail.com, @yahoo.vn).
-
Email doanh nghiệp: Đây là tài khoản email có đuôi tên miền của doanh nghiệp. Mỗi nhân viên trong công ty sẽ có một email doanh nghiệp để gửi thư cho đối tác, khách hàng, v.v. Khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thể thu hồi email và đảm bảo an toàn thông tin.
-
Email Marketing: Là công cụ phổ biến trong tiếp thị, dùng để quảng bá và tiếp cận sản phẩm hoặc dịch vụ qua email. Email Marketing hiệu quả trong việc chăm sóc khách hàng và xây dựng thương hiệu.
Các thuật ngữ liên quan đến email
Để hiểu rõ hơn về email là gì, hãy tìm hiểu một số thuật ngữ liên quan:
BCC, CC trong email là gì?
- BCC (Blind Carbon Copy): Cho phép gửi email cho những người nhận khác mà không được tiết lộ danh tính của những người này.
- CC (Carbon Copy): Cho phép gửi email cho những người nhận khác mà không được tiết lộ danh tính của những người này.
Spam mail là gì?
Spam mail (Thư rác) là những email vô ích, thường chứa quảng cáo kém chất lượng và không mong muốn. Có những email thư rác với nội dung dụ dỗ, lừa đảo người dùng hoặc chứa link độc hại.
Mail server là gì?
Mail server là hệ thống máy chủ được cấu hình để gửi và nhận thư trên internet. Nó là trung tâm lưu trữ và truy xuất thông tin. Mỗi email trước khi đến người nhận đều phải thông qua mail server.
Resend Email là gì?
Resend Email là việc gửi lại email một lần nữa. Khi gửi email, có thể xảy ra lỗi đường truyền hoặc người nhận không nhận được email. Trong trường hợp này, bạn cần gửi lại email.
Push mail là gì?
Push mail là phương pháp nhận email thông qua hệ thống tự động chuyển tiếp đến thiết bị di động đã được cấu hình. Thiết bị này giữ kết nối mở với máy chủ để nhận thông báo ngay khi có email mới.
Cách tạo tài khoản email miễn phí
Để tạo một tài khoản email miễn phí, bạn có thể làm theo các bước sau:
- Truy cập trang đăng ký email.
- Điền thông tin cá nhân đầy đủ theo yêu cầu.
- Xác minh số điện thoại cá nhân.
- Điền mã xác minh được gửi về số điện thoại.
- Điền đầy đủ thông tin cá nhân như ngày tháng năm sinh, địa chỉ email khôi phục và giới tính.
- Bấm “Tôi đồng ý” để hoàn tất quá trình đăng ký.
Sau khi hoàn tất, hệ thống sẽ thông báo đăng ký thành công và bạn đã có một tài khoản email để sử dụng.
Mẹo sử dụng email giúp công việc quản lý hiệu quả
Để quản lý công việc hiệu quả, hãy áp dụng những mẹo sau đây khi sử dụng email:
- Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp.
- Đặt tiêu đề súc tích và rõ ràng.
- Đọc kỹ và chỉnh sửa email trước khi gửi.
- Viết email một cách chuyên nghiệp từ lời chào.
- Chú ý và cẩn trọng với các tệp đính kèm và đường dẫn lạ.
Email là một phương tiện quan trọng cho việc trao đổi thông tin. Hy vọng rằng những thông tin từ Dnulib về email đã giúp bạn hiểu rõ hơn về công dụng và cách sử dụng email. Liên hệ với chúng tôi để biết thêm thông tin chi tiết về dịch vụ của FPT Cloud.
- Website: Dnulib.edu.vn
- Fanpage: FPT Smart Cloud
- Email: [email protected]
- Hotline: 1900 638 399
