Trong cuốn sách “Quản lý hiệu quả” (High Output Management), Andy Grove giới thiệu đến độc giả về khái niệm “One on One” – một loại cuộc họp định kỳ trong đó nhân viên dành thời gian để trò chuyện trực tiếp với cấp trên của mình. Từ đó đến nay, One on One đã trở thành một kỹ thuật được sử dụng phổ biến không chỉ trong khu vực Silicon Valley mà còn ở nhiều nơi khác.
Như hàng trăm học trò của Andy Grove, Zim cũng áp dụng One on One trong đội ngũ của mình. Zim viết bài này với mục đích tổng hợp lại các phương pháp tốt nhất để có thể tra cứu một cách dễ dàng hàng ngày. Đồng thời, bài viết cũng là nơi cho các thành viên trong nhóm cùng đọc và hiểu rõ hơn về lý do tại sao chúng ta sử dụng One on One, giúp Zim cải thiện hơn trong các cuộc họp One on One của mình.
Vậy One on One là gì?
One on One là cuộc họp định kỳ giữa một nhân viên (dưới cấp) với cấp trên trực tiếp của mình (người quản lý). Mục tiêu của One on One là cùng nhau học hỏi và trao đổi thông tin.
Khi thảo luận về một vấn đề hoặc tình huống cụ thể, người quản lý sẽ dạy nhân viên về kỹ năng và kiến thức của mình. Đồng thời, nhân viên cũng sẽ chia sẻ với cấp trên về công việc đang làm và những lo lắng nếu có.
Những thông tin và kinh nghiệm thu được từ các cuộc họp One on One sẽ rất hữu ích khi người quản lý phải đưa ra những quyết định quan trọng cho công ty.
Ngoài ra, One on One còn giúp cả nhóm hiểu rõ về sự kỳ vọng của nhau và đồng bộ hóa cách làm việc cũng như xử lý các tình huống. Chính nhờ đó, những công việc được giao mới có thể đạt được hiệu quả như mong muốn.
Về cơ bản, One on One giúp:
Mọi người có thể tìm đến những người có thể giải quyết những ý tưởng tốt nhất, trở ngại lớn nhất và vấn đề nghiêm trọng nhất trong cuộc sống của họ (bao gồm cả cấp trên và cấp cao hơn).
Nội dung của buổi One on One gồm những gì?
Buổi One on One nên do nhân viên chủ trì. Điều này có nghĩa là nhân viên sẽ chuẩn bị nội dung cuộc họp (agenda) và quyết định tốc độ diễn ra của cuộc họp.
Lí do cho việc này rất đơn giản. Khi chuẩn bị kế hoạch cho cuộc họp One on One, nhân viên sẽ phải suy nghĩ trước về tất cả các vấn đề và lo lắng mà mình muốn đưa ra trong cuộc trò chuyện.
Đồng thời, việc này giúp người quản lý không phải chuẩn bị cho nhiều cuộc họp One on One mà mỗi nhân viên sẽ tự chuẩn bị cho cuộc họp của mình.
Thông thường, một cuộc họp One on One sẽ bao gồm:
- Đánh giá hiệu suất làm việc và các chỉ số mà nhân viên sử dụng để đo lường KPI của mình (ví dụ: số lượng đơn hàng, sản lượng, v.v.). Đặc biệt nên tập trung vào những chỉ số có dấu hiệu không tốt.
- Bao gồm tất cả những gì đã xảy ra kể từ buổi One on One trước. Điều này có thể liên quan đến các vấn đề tuyển dụng, vấn đề liên quan đến con người, kế hoạch cho tương lai, v.v. Đặc biệt quan trọng là những vấn đề tiềm ẩn.
Zim đặc biệt thích câu hỏi về những vấn đề tiềm ẩn. Thậm chí khi chỉ dựa vào trực giác, việc nhắc đến khả năng xảy ra những vấn đề này sẽ giúp người quản lý nhận ra những điểm mù của mình và giúp giải quyết vấn đề kịp thời mà nếu không được xử lý có thể ảnh hưởng lớn đến công ty.
Trong One on One, người quản lý sẽ làm gì?
Vì đây là cuộc họp của nhân viên, người quản lý chỉ nên nói 10% và dành 90% thời gian còn lại để lắng nghe.
Nhiệm vụ của người quản lý trong One on One là thu thập thông tin và huấn luyện. Họ giúp nhân viên chia sẻ những gì đang xảy ra và những điều đang lo lắng.
Andy Grove khuyên người quản lý luôn “hãy hỏi một câu hỏi nữa!” Điều này giúp duy trì quá trình suy nghĩ cho đến khi cả hai đạt được cốt lõi của vấn đề.
Tần suất và thời lượng của cuộc họp One on One
Theo Andy Grove, tần suất của cuộc họp One on One sẽ phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên với công việc.
Do đó, cuộc họp One on One nên được tổ chức thường xuyên với nhân viên mới bắt đầu công việc (ví dụ: mỗi tuần một lần), và ít hơn đối với những người đã có kinh nghiệm trong công việc (ví dụ: mỗi 4-6 tuần một lần).
Về thời lượng, ít nhất phải là 1 tiếng. Andy Grove nói rằng, theo kinh nghiệm của ông, các cuộc họp One on One ngắn hơn 1 tiếng thường chỉ tập trung vào những vấn đề đơn giản, có thể giải quyết nhanh chóng.
Địa điểm để tổ chức cuộc họp One on One
Tốt nhất là tổ chức cuộc họp One on One tại nơi làm việc của nhân viên hoặc ở gần đó. Qua việc quan sát môi trường làm việc của nhân viên, người quản lý có thể hiểu được cách nhân viên tiếp cận công việc. Có tổ chức hay không, hay luôn phải tìm kiếm tài liệu. Dễ trúng hợp lý hay không?
Những gợi ý để cuộc họp One on One hiệu quả – từ Andy Grove
- Mỗi người nên có một bản copy của kế hoạch và ghi chú trên đó. Việc ghi chú (dù có thể không xem lại) giúp tránh sự phân tâm và xử lý thông tin dễ dàng hơn.
- Chủ cuộc họp (nhân viên) nên gửi kế hoạch trước cuộc họp. Điều này tạo cơ hội đánh giá và có thể hủy cuộc họp nếu không cần thiết.
- Khuyến khích cuộc trò chuyện chân thành, về các vấn đề trong công việc và cuộc sống. Nhân viên có hài lòng với hiệu suất của mình hay không? Có nghi ngờ về lộ trình sự nghiệp của mình không?
Người quản lý nên dành một khoảng thời gian đủ dài cho những chủ đề này chứ không chỉ nhắc đến trong 5 phút cuối cuộc họp.
- Nên lên lịch cuộc họp One on One tiếp theo ngay sau khi cuộc họp hiện tại kết thúc.
Những câu hỏi hay trong cuộc họp One on One
Trong cuốn “The Hard Thing About Hard Things” (một cuốn sách PHẢI đọc!), Ben Horowitz chia sẻ những câu hỏi mà ông thấy hữu ích trong cuộc họp One on One của mình. Zim sẽ ghi lại dưới đây:
- Nếu có thể cải thiện công ty bằng bất kỳ cách nào, chúng ta nên làm gì?
- Vấn đề lớn nhất mà chúng ta đang gặp phải là gì? Vì sao?
- Bạn không thích gì khi làm việc ở đây?
- Ai đang “toả sáng” trong công việc của mình? Bạn ngưỡng mộ ai nhất trong công ty?
- Nếu bạn là tôi, bạn sẽ thay đổi gì?
- Bạn không thích gì ở sản phẩm của chúng ta?
- Cơ hội lớn nhất mà chúng ta đang bỏ lỡ là gì?
- Điều gì chúng ta chưa làm mà chúng ta nên làm?
- Bạn có hạnh phúc khi làm việc ở đây?
Kết luận
Đối với Zim, One on One là một công cụ thực sự hữu ích để hiểu và gắn kết với đồng đội. Nó giúp cập nhật thông tin và nhận ra những vấn đề tiềm ẩn mà không cần can thiệp quá nhiều.
Hy vọng các bạn thích những bài viết về kinh doanh như thế này. Hẹn gặp các bạn tuần sau!
Take it easy,
Zim
Edited by: Dnulib
