Bản sao công chứng chứng thực là một phần quan trọng trong nhiều thủ tục hành chính. Điều này cũng là yêu cầu của rất nhiều cá nhân và tổ chức trong việc tuyển dụng, nhân sự hoặc đối tác. Tuy nhiên, nhiều người vẫn đang gặp khó khăn trong việc xác định nơi nào để công chứng chứng thực giấy tờ.
LawKey xin giải đáp câu hỏi “Đi đâu để công chứng chứng thực giấy tờ” dựa trên quy định của pháp luật.
1. Đơn vị có thẩm quyền chứng thực giấy tờ bản sao
Cơ quan có thẩm quyền chứng thực giấy tờ bản sao được quy định trong Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, bản chính, chữ ký và hợp đồng. Cụ thể:
1.1. Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là Phòng Tư pháp)
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản động sản.
- Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Tư pháp chịu trách nhiệm chứng thực và ký chứng thực của Phòng Tư pháp.
1.2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã)
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của cơ quan Việt Nam có thẩm quyền.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ ký người dịch.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai.
- Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.
- Chứng thực di chúc.
- Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản.
- Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản và khai nhận di sản là tài sản.
1.3. Cơ quan đại diện ngoại giao, lãnh sự và cơ quan khác được ủy quyền lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (gọi chung là Cơ quan đại diện)
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.
- Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt và từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài.
- Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự chịu trách nhiệm chứng thực và ký chứng thực của Cơ quan đại diện.
1.4. Công chứng viên
- Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngoài.
- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ chứng thực chữ ký người dịch.
- Công chứng viên ký chứng thực và đóng dấu của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng.
1.5. Lưu ý về thẩm quyền chứng thực
- Việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản, chứng thực di chúc không phụ thuộc vào địa điểm cư trú của người yêu cầu chứng thực.
- Việc chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất và nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã theo quy định.
2. Địa điểm công chứng chứng thực giấy tờ bản sao
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP, công chứng thực hiện tại trụ sở cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực. Tuy nhiên, có một số trường hợp đặc biệt như chứng thực di chúc, hợp đồng, chữ ký của người có sức khỏe yếu hay bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án phạt tù hoặc lý do chính đáng khác, có thể được chứng thực tại nơi khác.
3. Lưu ý về công chứng chứng thực giấy tờ bản sao
3.1. Giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao từ bản chính
- Giấy tờ, văn bản cần chứng thực bản sao từ bản chính có thể là:
- Bản chính giấy tờ, bản lập do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp ngày xác nhận và đóng dấu.
- Bản chính giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
3.2. Không chứng thực bản chính giấy tờ, văn bản trong các trường hợp sau:
- Bản chính bị tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt nội dung không hợp lệ.
- Bản chính bị hư hỏng, cũ nát, không xác định được nội dung.
- Bản chính có dấu mật của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền hoặc không được sao chụp.
- Bản chính vi phạm quy định pháp luật hoặc đạo đức xã hội.
- Bản chính do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp không hợp pháp.
- Giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập nhưng không có xác nhận và đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
3.3. Hiệu lực và thời hạn sử dụng
Bản sao công chứng từ bản chính có hiệu lực thay thế bản chính trong các giao dịch, trừ khi có quy định khác. Thời hạn sử dụng của bản sao công chứng chứng thực tuân theo quy định của pháp luật.
Điều này là thông tin cơ bản về việc công chứng chứng thực giấy tờ bản sao. Bạn có thể tìm hiểu thêm thông tin chi tiết tại Dnulib.
