Trong thế giới kinh doanh đầy biến động, các doanh nghiệp cần sẵn sàng đối mặt với những rủi ro có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Để đảm bảo sự ổn định và bền vững, nhà quản trị cần xây dựng BCP (Business Continuity Plan – Kế hoạch kinh doanh liên tục). Vậy BCP là gì? Làm thế nào để xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết sau đây.
BCP là gì? Tổng quan về Kế hoạch kinh doanh liên tục
BCP là từ viết tắt của Business Continuity Plan – Kế hoạch kinh doanh liên tục. Đây là bản kế hoạch thiết lập các phương án để ứng phó với các mối đe dọa tiềm tàng có thể xảy ra và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của tổ chức. Mục tiêu của BCP là duy trì chức năng kinh doanh và khôi phục hoạt động trong giai đoạn khủng hoảng nhằm giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp.
BCP là gì
Ví dụ về BCP:
Một ví dụ điển hình của Business Continuity Plan là trong giai đoạn Covid-19, các doanh nghiệp phải chịu cú sốc nặng nề do bị đình trệ hoạt động do các quy định giãn cách và tình trạng đóng băng của nền kinh tế. Khi đó, việc triển khai kế hoạch kinh doanh liên tục như làm việc từ xa hay các chính sách giờ giấc linh hoạt chính là “cứu cánh” cho các doanh nghiệp, giúp duy trì hoạt động ổn định trong dịch bệnh và giảm thiểu tối đa đứt gãy trong quy trình vận hành. Thậm chí, có nhiều doanh nghiệp đã thoát khỏi nguy cơ giải thể trong gang tấc nhờ áp dụng chiến lược kinh doanh liên tục kịp thời.
Vai trò của Business Continuity Planning là gì?
Trước bối cảnh môi trường kinh doanh biến động khôn lường, Business Continuity Plan chính là tấm khiên vững chắc bảo vệ doanh nghiệp khỏi những tác nhân bên ngoài. Vậy vai trò của BCP là gì đối với tổ chức nói chung và các cá thể liên quan nói riêng?
Đối với nhân viên
Trước hết, hãy xem xét tầm ảnh hưởng của Business Continuity Plan đối với nhân viên – những người trực tiếp duy trì hoạt động cho doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục chính là lời cam kết của tổ chức trong việc đảm bảo công ăn việc làm cho đội ngũ nhân sự. BCP góp phần củng cố lòng tin của nhân viên vào năng lực của ban lãnh đạo, đồng thời tạo động lực để họ gắn bó lâu dài với tổ chức.
Ngược lại, một doanh nghiệp không có chiến lược kinh doanh liên tục và tỏ ra bối rối, bị động trước những tình huống phát sinh sẽ dễ khiến tâm lý nhân viên bị ảnh hưởng. Khi nhân viên hoang mang và trở nên mất định hướng thì đồng họ sẽ dễ dàng rời bỏ tổ chức và tìm kiếm những cơ hội chắc chắn hơn.
Đối với đối tác và khách hàng
Khi một doanh nghiệp có kế hoạch kinh doanh liên tục, điều đó cho thấy họ hiểu rõ mình đang làm gì và luôn chuẩn bị sẵn sàng cho mọi tình huống. Đây không chỉ là cơ sở để tạo dựng niềm tin nơi khách hàng mà còn là nền tảng để xây dựng một thương hiệu vững mạnh.
BCP cũng là chiến lược để thu hút và giữ chân đối tác, khách hàng hiệu quả bởi người tiêu dùng và các nhà đầu tư luôn sẵn sàng chi mạnh tay cho những thương hiệu chắc chắn sẽ mang lại nhiều giá trị cho họ. Và việc doanh nghiệp có thể ứng phó tốt trước khủng hoảng chính là “bảo chứng” cho tiềm năng phát triển của thương hiệu.
Đối với tổ chức
BCP chính là “bí kíp sinh tồn” mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần trang bị nếu muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Việc thiết lập BCP không chỉ đảm bảo cho tổ chức hoạt động liên tục và ổn định mà còn tạo tiền đề để doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng sau giai đoạn khủng hoảng. Ngoài ra, kế hoạch kinh doanh liên tục cũng giúp tổ chức bảo toàn được các nguồn lực về tài nguyên và con người khỏi sự mất mát và hao hụt. Đồng thời BCP cũng giúp tạo dựng lợi thế cạnh tranh bền vững cho doanh nghiệp trước các đối thủ khác.
Note: Xem thêm 6 bước xây dựng quy trình quản trị rủi ro cho doanh nghiệp
Quy trình xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục cho doanh nghiệp
Bước 1. Xác định bối cảnh hoạt động
Trước khi bắt tay vào xây dựng kế hoạch kinh doanh liên tục, nhà quản trị cần xác định được bối cảnh và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác này sẽ giúp phát triển tầm nhìn và mục tiêu cho Business Continuity Plan, đồng thời khoanh vùng giới hạn của các rủi ro tiềm năng. Để xác định được bối cảnh hoạt động của doanh nghiệp, nhà quản trị cần trả lời được các câu hỏi:
- Những yếu tố nào đảm bảo cho doanh nghiệp hoạt động bình thường?
- Các quy trình trọng yếu trong tổ chức là gì?
- Yếu tố môi trường nào ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp? (kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội, pháp luật, …)
Bước 2. Tiến hành Phân tích Tác động Kinh doanh (BIA)
Phân tích Tác động Kinh doanh (Business Impact Analysis – BIA) là bước quan trọng nhất trong quy trình xây dựng Kế hoạch kinh doanh liên tục. BIA là quá trình đánh giá mức độ ảnh hưởng của những yếu tố gây gián đoạn hoặc làm tạm ngừng quy trình vận hành của doanh nghiệp trong trường hợp rủi ro, khẩn cấp.
Để thực hiện phân tích tác động kinh doanh, nhà quản trị cần chỉ ra những tài sản trọng yếu đóng vai trò nòng cốt trong bộ máy vận hành của doanh nghiệp. Các tài sản này có thể bao gồm con người, các nhà cung cấp, thiết bị, hàng tồn kho và dữ liệu.
Bước 3. Phát triển kế hoạch ứng phó
Sau khi đã xác định được những tác nhân tiềm ẩn ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh liên tục, nhiệm vụ tiếp theo là lập kế hoạch để ứng phó với khủng hoảng. Quy trình này bao gồm 4 giai đoạn:
-
Giai đoạn 1 – Ứng phó Khẩn cấp: Tập trung vào đảm bảo sự an toàn cho nhân viên và tài sản của tổ chức trong tình huống khẩn cấp. Kế hoạch sẽ được triển khai ngay khi có sự cố xảy ra.
-
Giai đoạn 2 – Quản lý Khủng hoảng: Xác lập các phương án phản ứng của tổ chức trước khủng hoảng. Hình thành một nhóm quản lý khủng hoảng để ra quyết định quan trọng và điều hành hoạt động chức năng trong giai đoạn khủng hoảng.
-
Giai đoạn 3 – Phục hồi: Khôi phục các chức năng chủ chốt trong bộ máy vận hành doanh nghiệp. Chuẩn bị các phương án thay thế hoặc nguồn lực dự phòng để duy trì hoạt động kinh doanh.
-
Giai đoạn 4 – Tái thiết: Đưa doanh nghiệp trở lại trạng thái hoạt động như cũ, trước khi khủng hoảng xảy ra. Chuẩn bị các phương án phòng ngừa để đảm bảo doanh nghiệp có thể trở lại hoạt động bình thường.
Phát triển kế hoạch ứng phó với rủi ro
Bước 4. Thực hành và Đào tạo
Để triển khai thành công kế hoạch kinh doanh liên tục, nhân viên cần được đào tạo để chuẩn bị cho các tình huống khẩn cấp. Tổ chức cần đảm bảo nhân viên hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình và các hành động cần thực hiện khi đối mặt với rủi ro. Đào tạo giúp xây dựng năng lực đối phó với khủng hoảng và tạo niềm tin cho nhân viên trong việc vượt qua khó khăn và phục hồi hoạt động.
Cần tổ chức các buổi diễn tập mô phỏng tình huống để thực hành triển khai các phương án xử lý và nắm vững quy trình ứng phó với rủi ro.
Bước 5. Kiểm tra và Cải tiến
Công tác kiểm tra giúp xác định hiệu quả của BCP và tìm ra cách cải tiến. Đo lường và đánh giá tính hiệu quả của Business Continuity Plan giúp phát hiện lỗ hổng và điểm yếu trong quy trình ứng phó và phục hồi hoạt động. Dựa trên đó, có thể đề xuất những phương án cải tiến phù hợp để hoàn thiện kế hoạch.
Những nhân tố quyết định sự thành công của BCP
Vai trò của ban lãnh đạo
Một kế hoạch kinh doanh liên tục thành công phải có sự tham gia và lãnh đạo của ban lãnh đạo. Họ là người điều hành hoạt động và quyết định cách thức doanh nghiệp ứng phó với khủng hoảng. Ban lãnh đạo cần nhận thức sâu sắc vai trò của mình và cam kết để đảm bảo an toàn cho tổ chức.
Công tác truyền thông nội bộ
Công tác truyền thông nội bộ là yếu tố quan trọng để triển khai BCP thành công. Nhân viên là nguồn lực quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt trong giai đoạn khủng hoảng, vai trò của nhân viên càng được đề cao. Để đảm bảo kế hoạch BCP được thực hiện hiệu quả, cần truyền đạt đúng thông tin về vai trò của BCP đối với tổ chức và hậu quả khi không tuân thủ BCP.
Ứng dụng công nghệ số
Để tối ưu quy trình xây dựng và triển khai BCP, phần mềm quản lý quy trình sẽ là công cụ hữu ích. 1Office là nền tảng quản trị tổng thể doanh nghiệp số 1 thị trường, cung cấp các tính năng ưu việt như báo cáo trực quan, kiểm soát tài sản, số hóa và quản lý quy trình, giám sát hiệu suất làm việc và nhiều tính năng khác.
Để được trải nghiệm phần mềm 1Office, vui lòng đăng ký nhận tư vấn miễn phí.
Mọi thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ:
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage 1Office
- Kênh Youtube 1Office
Từ khóa liên quan: BCP là gì, kế hoạch kinh doanh liên tục, business continuity plan là gì
Được chỉnh sửa bởi Dnulib
