Bạn muốn viết email tiếng Anh một cách chuyên nghiệp và hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu những quy tắc viết email bằng tiếng Anh ít người biết dưới đây. Những bí quyết này sẽ giúp bạn tạo ấn tượng tốt đối với người nhận và nâng cao khả năng giao tiếp của mình.
Lời mở đầu – Tạo sự chú ý từ lần đầu tiên
Lời mở đầu là một phần quan trọng để thu hút sự chú ý của người nhận. Hãy sử dụng những lời chào thân mật như “Hi” hay “Hello” để bắt đầu email của bạn một cách tự nhiên và thân thiện. Nếu bạn gửi email đến một công ty nào đó, hãy dùng “To whom it may concern” (Gửi người đang quan tâm đến vấn đề này).
Chủ đề cụ thể và ngắn gọn
Một trong những điều gây ngạc nhiên là nhiều người không điền tiêu đề cho email khi gửi hồ sơ xin việc. Điều này khiến nhà tuyển dụng khó hiểu nội dung email và có thể bỏ qua nó. Vì vậy, hãy viết một tiêu đề ngắn gọn nhưng cụ thể.
Thay vì viết “Question” (Câu hỏi), hãy viết rõ ràng hơn như “Question about schedule for Friday’s meeting” (Câu hỏi về lịch trình cho cuộc họp vào thứ sáu). Điều này giúp người nhận biết trước nội dung email của bạn trước khi mở nó.
Bắt đầu bằng một lời chào thích hợp
Sau khi đã tạo sự chú ý từ lời mở đầu, bạn cần nói lời chào với người nhận. Nếu là một email thân mật, bạn có thể sử dụng lời chào đơn giản như “Hey + tên” hoặc “Hi/Hello + tên”. Nếu không biết tên của người nhận, hãy sử dụng “To whom it may concern” (Gửi người đang quan tâm đến vấn đề này).
Lưu ý sau lời chào, sử dụng dấu phẩy và xuống dòng để tạo sự trôi chảy trong email. Nếu email mang tính trang trọng, bạn có thể dùng dấu hai chấm sau lời chào, nhưng dấu phẩy vẫn là lựa chọn phổ biến hơn.
Cân nhắc việc hỏi thăm
Trong email, nếu bạn đã từng gặp gỡ hoặc có mối liên hệ với người nhận, bạn có thể hỏi thăm thông tin cá nhân bên cạnh nội dung công việc. Hỏi thăm về gia đình, tình hình cá nhân hoặc sức khỏe của người nhận đều là cách hợp lý để tạo thêm mối quan hệ.
Tuy nhiên, nếu muốn gây thiện cảm hoặc cần sự hỗ trợ, hãy để phần này nằm sau lời chào ban đầu và trước nội dung công việc.
Nội dung chặt chẽ và ngắn gọn
Email cần phải ngắn gọn và trực tiếp. Không cần dùng những từ ngữ phức tạp hay dùng quá nhiều từ học thuật không cần thiết. Hãy sử dụng những câu văn ngắn, dễ hiểu và tập trung vào nội dung chính mà bạn muốn truyền đạt.
Mỗi khi viết 2-3 câu, hãy xuống dòng để email trở nên dễ đọc và hiểu rõ ý bạn muốn truyền đạt.
Lời chào tạm biệt
Lời chào tạm biệt phụ thuộc vào mục đích của email. Không nên viết “Love, tên” nếu email dành cho sếp hoặc người có quyền lực hơn bạn. Hãy sử dụng những từ mang tính trung lập và lịch sự như “Best, tên” (Chúc mọi điều tốt đẹp), “Regards, tên” (Trân trọng)…
Có thể dùng những lời cảm ơn như “Looking forward to hearing from you” (Mong sớm nhận được hồi âm của bạn), “Take care” (Chúc khoẻ mạnh), “Thanks again” (Cảm ơn lần nữa)… và ký tên của bạn ở dưới.
Dù bạn viết email cho mục đích gì, luôn nhớ tuân thủ những quy tắc viết email bằng tiếng Anh để tạo ấn tượng tốt và giao tiếp hiệu quả. Chúc bạn thành công!
Được chỉnh sửa bởi: Dnulib
