Doanh nghiệp là nơi tập hợp những cá nhân với mục tiêu chung, cùng nhau làm việc để đạt được thành tựu. Nhưng để đảm bảo thành công, năng lực của từng cá nhân cấu thành doanh nghiệp cần được tập trung xây dựng và phát triển theo một tiêu chuẩn chung. Đó chính là lý do tại sao một bộ từ điển năng lực là không thể thiếu khi doanh nghiệp triển khai chiến lược Talent Acquisition.
1. Năng lực (Competency) là gì? Từ điển năng lực là gì? Tại sao doanh nghiệp cần từ điển năng lực?
1.1. Định nghĩa Năng lực
Năng lực (Competency) được hiểu là kiến thức, kỹ năng, khả năng và hành vi mà người lao động cần phải có để đáp ứng yêu cầu công việc và làm việc hiệu quả hơn so với những người khác. Năng lực của mỗi người được ví như một tảng băng trôi, bao gồm phần nổi và phần chìm.
- Phần nổi chiếm 10% – 20%: Đây là nền tảng giáo dục, đào tạo, kinh nghiệm, kỹ năng và cảm xúc thật có thể nhìn thấy được qua các hình thức quan sát, phỏng vấn, đánh giá và theo dõi sổ sách.
- Phần chìm chiếm 80% – 90%: Bao gồm phong cách tư duy, đặc tính hành vi, sở thích nghề nghiệp, sự phù hợp với công việc và chỉ được phát hiện và phát huy trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
1.2. Định nghĩa và vai trò của Từ điển năng lực
Từ điển năng lực là bộ tập hợp các năng lực được chuẩn hóa và áp dụng chung cho tất cả chức danh tại doanh nghiệp, đảm bảo phù hợp với giá trị cốt lõi, văn hóa và tính chất công việc. Đây là công cụ hỗ trợ quản trị nhân sự vô cùng quan trọng. Từ điển năng lực giúp:
- Hoạch định nhân sự: Xác định chất lượng nhân sự hiện tại và đề ra mục tiêu, kế hoạch nâng cao năng lực cho đội ngũ trong tương lai.
- Tuyển dụng: Đánh giá ứng viên theo khung năng lực, đảm bảo tuyển được nhân viên phù hợp với doanh nghiệp và công việc.
- Đào tạo nhân viên: Xác định nhu cầu và đối tượng đào tạo một cách chính xác.
- Đánh giá nhân viên: Đánh giá mức độ hoàn thành công việc và sự tiến bộ của nhân viên.
- Lương thưởng: Liên kết bậc lương với năng lực và đánh giá năng lực để trả lương cho nhân viên.
2. Kết cấu của bộ từ điển năng lực
2.1. Kết cấu theo chiều ngang – Mô hình ASK
Các bộ từ điển năng lực hiện nay thường theo mô hình ASK – mô hình nghề nghiệp tiêu chuẩn gồm ba nhóm chính:
- Knowledge (Kiến thức): Liên quan đến năng lực tư duy và hiểu biết về chuyên môn nghiệp vụ, lĩnh vực kinh doanh và trình độ ngoại ngữ.
- Skill (Kỹ năng): Gồm kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, tổ chức và quản lý thời gian, giải trình, đàm phán và tạo ảnh hưởng, quản trị mối quan hệ, quản lý xung đột, tạo ảnh hưởng, quản trị rủi ro, xây dựng và phát triển đội nhóm, tư duy chiến lược và đào tạo.
- Attitude (Thái độ): Gồm trung thực, tỉ mỉ, bền bỉ, tập trung vào kết quả, nhạy bén, sáng tạo và đổi mới, tinh thần khởi nghiệp.
2.2. Kết cấu theo chiều dọc – Các nhóm năng lực theo vị trí công việc
Mỗi vị trí công việc trong doanh nghiệp tương ứng với các tiêu chuẩn tuyển dụng và đánh giá khác nhau. Vì vậy, bộ từ điển năng lực cũng bao gồm các nhóm năng lực đặc thù:
- Nhóm năng lực chung (phi kỹ thuật): Tư duy văn hóa và năng lực cốt lõi của tổ chức.
- Nhóm năng lực chuyên môn/kỹ thuật: Kiến thức và kỹ năng cần thiết cho từng vị trí công việc.
- Nhóm năng lực quản lý: Đối với các vị trí công việc có tính chất quản lý như hoạch định, tổ chức, giám sát, đánh giá, điều phối nguồn lực, thường áp dụng với cấp bậc lãnh đạo và nhân sự cấp trung.
3. Kết cấu của từng chuẩn năng lực (competency)?
Từng năng lực trong từ điển cần có định nghĩa rõ ràng và mô tả cụ thể ở năm mức độ biểu hiện hành vi.
Định nghĩa:
Kỹ năng làm việc nhóm là khả năng thiết lập và duy trì mối quan hệ hợp tác tích cực với các thành viên khác để hoàn thành tốt đẹp các mục tiêu chung.
Biểu hiện hành vi ở các mức độ:
- Mức độ 5 – Mức độ xuất sắc: Xây dựng và thúc đẩy tinh thần hợp tác giữa các nhóm, tạo dựng tập thể vững mạnh, khai thác hiệu quả năng lực và kết nối các nhóm.
- Mức độ 4 – Mức độ tốt: Cổ vũ, hỗ trợ và tạo động lực cho thành viên trong nhóm, xây dựng môi trường làm việc nhóm cởi mở và thân thiện.
- Mức độ 3 – Mức độ khá: Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với thành viên trong và ngoài nhóm, nắm bắt vai trò của từng thành viên.
- Mức độ 2 – Mức độ cơ bản: Chia sẻ thông tin và giúp đỡ thành viên trong nhóm, nắm bắt vai trò của từng thành viên.
- Mức độ 1 – Mức độ kém: Tuân thủ chỉ dẫn của lãnh đạo, hỗ trợ đồng đội và hòa đồng làm việc.
Bộ câu hỏi phỏng vấn:
- Bạn cảm thấy thế nào khi làm việc theo nhóm? Vai trò mà bạn thường đảm nhận trong một nhóm là gì?
- Hãy chia sẻ về một trải nghiệm không mong muốn khi làm việc nhóm.
- Bạn đã bao giờ không hoàn thành được công việc khi làm việc nhóm chưa? Chuyện đó xảy ra như thế nào?
4. Quy trình xây dựng Từ điển năng lực trong doanh nghiệp?
Bước 1: Lên danh sách tiêu chuẩn năng lực
- Xác định trách nhiệm và nhiệm vụ công việc.
- Xác định phạm vi ảnh hưởng của công việc.
- Xác định yêu cầu về năng lực của từng vị trí công việc.
Bước 2: Định nghĩa rõ ràng cho từng năng lực và xác định 5 mức độ biểu hiện hành vi
Bước 3: Lên danh sách các câu hỏi phỏng vấn tương ứng với từng năng lực
Bước 4: Kết hợp từ điển năng lực với bản mô tả công việc từng vị trí
Bước 5: Đánh giá kết quả áp dụng từ điển năng lực
Kết luận
Xây dựng từ điển năng lực là một bước đột phá trong quản trị nhân sự doanh nghiệp. Qua quy trình này, doanh nghiệp có thể tận dụng tối đa năng lực của nhân viên, đồng thời tăng cường hiệu suất làm việc và phát triển bền vững. Nếu bạn quan tâm xây dựng từ điển năng lực, hãy tham khảo bộ “Toàn tập từ điển năng lực” của Base.vn để có những khái niệm, mức độ và câu hỏi phỏng vấn chi tiết.
Đọc thêm: Dnulib
