Việc đóng dấu treo và dấu giáp lai là một quy trình quan trọng trong việc xác nhận tính chân thực của các văn bản, giấy tờ. Trên thực tế, có nhiều vị trí và cách đóng dấu khác nhau, nhưng dấu treo và dấu giáp lai được coi là hai hình thức đóng dấu phổ biến nhất. Trong bài viết này, chúng ta sẽ tìm hiểu về cách sử dụng và đóng dấu treo, dấu giáp lai năm 2023.
1. Cách sử dụng con dấu:
Con dấu có vai trò quan trọng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội, đơn vị kinh tế, và một số chức danh nhà nước. Nó thể hiện vị trí pháp lý và xác nhận giá trị pháp lý của các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước.
Hiện nay, có nhiều loại dấu khác nhau như dấu treo, dấu giáp lai, dấu nổi, dấu thu nhỏ,… Mỗi loại dấu đóng vai trò và có giá trị pháp lý khác nhau. Trong đó, quy định về dấu treo và dấu giáp lai được hiểu như sau:
2. Dấu giáp lai là gì? Cách đóng dấu giáp lai:
Đóng dấu giáp lai là việc sử dụng con dấu để đóng lên lề bên trái hoặc lề bên phải của các tờ văn bản, nhằm đảm bảo tính chân thực và ngăn ngừa việc thay đổi nội dung, giả mạo văn bản. Dấu giáp lai thường được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản. Quy trình đóng dấu giáp lai phải tuân thủ quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành.
Việc đóng dấu giáp lai được hướng dẫn chi tiết trong Thông tư 01/2011/TT-BNV. Theo đó:
“Điều 13. Dấu của cơ quan, tổ chức
-
Việc đóng dấu trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và quy định của pháp luật có liên quan; việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại Khoản 4 Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
-
Dấu của cơ quan, tổ chức được trình bày tại ô số 8; dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”
Dấu giáp lai được sử dụng để xác nhận tính thống nhất của các tờ văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi, giả mạo nội dung.
3. Dấu treo là gì? Cách đóng dấu treo:
Đóng dấu treo là việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính. Thông thường, tên cơ quan tổ chức được viết bên phía trái, trên đầu của văn bản, phụ lục. Khi đóng dấu treo, người có thẩm quyền sẽ đóng dấu lên phía trái, dấu sẽ được đóng trùm lên tên cơ quan, tổ chức, tên phụ lục đó.
Quy định về việc đóng dấu treo được ghi trong Điều 26 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP:
“Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo”.
Việc đóng dấu treo nhằm xác nhận văn bản là một phần của văn bản chính và xác minh nội dung, ngăn ngừa việc giả mạo và thay đổi giấy tờ.
4. Đóng dấu treo, đóng dấu giáp lai tiếng Anh là gì?
-
Đóng dấu treo (Hang stamp) là việc sử dụng con dấu để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
-
Đóng dấu giáp lai (Sealed) là việc sử dụng con dấu để đóng lên các tờ văn bản sao cho khi ghép lại tất cả các tờ, hình dạng của con dấu sẽ xuất hiện.
Dấu treo thường được sử dụng trong các văn bản thông báo trong cơ quan, tổ chức, hợp đồng, và các liên đỏ hóa đơn. Dấu treo mang lại giá trị về mặt thẩm quyền và thông tin, đảm bảo tính chính xác trong các văn bản xác minh sự thật.
5. Những trường hợp phải đóng dấu treo vào văn bản:
Dấu treo được sử dụng trong các trường hợp sau:
- Văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo.
- Bản sao của các văn bản do chính doanh nghiệp ban hành.
- Người ký văn bản không phải là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc không có quyền sử dụng con dấu.
Ví dụ cụ thể như:
Theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, khi đóng dấu lên các bản sao có từ 02 tờ trở lên, phải đóng dấu giáp lai.
Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định, trong văn bản công chứng có từ hai trang trở lên, phải đánh số thứ tự trang và đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
6. Tính pháp lý của dấu treo và dấu giáp lai:
Dấu treo và dấu giáp lai không được nhà nước và pháp luật công nhận có tính pháp lý. Tuy nhiên, chúng xác nhận tính chân thực và thể hiện tính đúng đắn của văn bản. Đóng dấu treo hoặc dấu giáp lai được coi như một quá trình xác minh không thể thiếu của tài liệu và giúp người sử dụng văn bản cảm thấy yên tâm về tính chính xác của nó.
7. Phân biệt dấu treo và dấu giáp lai:
Dấu treo và dấu giáp lai có một số điểm khác nhau:
- Đóng dấu treo là việc sử dụng con dấu để đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục kèm theo văn bản chính.
- Đóng dấu giáp lai là việc sử dụng con dấu để đóng lên các tờ văn bản sao cho khi ghép lại tất cả các tờ tạo thành hình dạng của con dấu.
- Dấu treo được sử dụng trong văn bản bao gồm các phụ lục kèm theo và trong bản sao của các văn bản do chính doanh nghiệp ban hành. Cũng sử dụng trong trường hợp người ký văn bản không có quyền sử dụng con dấu.
- Dấu giáp lai được sử dụng để xác thực tính thứ tự các tờ trong văn bản và ngăn ngừa việc thay đổi, giả mạo nội dung.
Với việc đóng dấu treo và dấu giáp lai, chúng ta có thể tăng tính pháp lý cho văn bản, đảm bảo tính chính xác và trung thực trong quá trình xử lý các giấy tờ quan trọng.
Được chỉnh sửa bởi Dnulib
