Trong hệ thống quản lý, có nhiều khái niệm mà không phải ai cũng hiểu rõ, và một trong số đó là quá trình và quy trình. Dù có vẻ giống nhau, thực tế thì chúng hoàn toàn khác nhau. Để hiểu rõ hơn về hai khái niệm này và phân biệt chúng, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.
Quá trình là gì?
Quá trình là tập hợp các nhiệm vụ, bước hoặc hoạt động được thực hiện theo một thứ tự cụ thể, dẫn đến một kết quả cuối cùng. Kết quả đó có thể là một sản phẩm hoặc dịch vụ để phục vụ cho nhu cầu của cuộc sống. Đôi khi, quá trình cũng có thể được hiểu đơn giản là việc sử dụng nguyên liệu đầu vào và biến chúng thành sản phẩm đầu ra mà người thực hiện quá trình mong muốn.
Ví dụ, hãy tưởng tượng một nhà máy sản xuất nước giải khát. Những nguyên liệu đầu vào như nước, đường, hương liệu sẽ được đưa vào nhà máy. Sau đó, các thiết bị và nhân viên sẽ chế biến những nguyên liệu này. Kết quả cuối cùng là chai nước giải khát được sản xuất, đóng chai và đưa đến cửa hàng bán lẻ, rồi đến tay người tiêu dùng.
Quy trình là gì?
Quy trình là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hoặc công việc. Thông thường, quy trình được biểu diễn dưới dạng văn bản. Đơn vị thường phát triển các “quy trình” nhằm thực hiện và kiểm soát các “quá trình” của mình. Một quy trình có thể kiểm soát nhiều quá trình, và ngược lại, một quá trình cũng có thể được kiểm soát bằng nhiều quy trình.
Mỗi cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau, dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp người thực hiện công việc biết rõ các bước công việc cần thực hiện, cách thức thực hiện, và kết quả cần đạt được. Quy trình cũng giúp các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện.
Tầm quan trọng của quy trình
Trong một tổ chức, khi mỗi cá nhân có kiến thức và kỹ năng khác nhau, việc có quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng để hoàn thành công việc phải làm như thế nào và kết quả cần đạt là gì. Điều này giúp tăng hiệu quả công việc, tránh lãng phí thời gian mà không mang lại lợi ích nào.
Đối với các công việc cần phối hợp nhóm, quy trình cũng giúp phân bổ công việc hợp lý và tăng sự phối hợp giữa các thành viên, đảm bảo công việc được thực hiện đúng tiến độ và trình tự như dự kiến. Quy trình còn giúp cấp trên quản lý tốt nhân viên hơn thông qua việc kiểm soát tiến độ làm việc và đưa ra các giải pháp hay chiến lược kịp thời.
Quá trình và quy trình khác nhau như thế nào?
Quá trình và quy trình là hai khái niệm khác nhau, không giống nhau như nhiều người vẫn nghĩ. Có những điểm khác nhau cụ thể như sau:
Về khái niệm:
- Quá trình là tập hợp các hoạt động tương tác để biến đổi đầu vào thành đầu ra.
- Quy trình là một phương pháp cụ thể để thực hiện một hoạt động hoặc một quá trình.
Về hình thức thể hiện:
- Quá trình được thể hiện thông qua hành động.
- Quy trình thường được biểu diễn bằng văn bản.
Về đặc điểm:
- Quá trình là đối tượng của quản lý. Một quá trình có thể được quản lý bởi nhiều quy trình. Quá trình có thể có trình tự không bắt buộc và đáp ứng yêu cầu theo chuẩn đầu vào và đầu ra của quy trình. Tuy nhiên, quá trình thường chưa được tối ưu hóa và hiệu quả chưa cao.
- Quy trình là công cụ của quản lý. Một quy trình có thể quản lý nhiều quá trình. Quy trình có tính bó buộc, xác định đầu vào và đầu ra cho quá trình. Thông thường, quy trình không thay đổi và được thực hiện theo một thứ tự nhất định.
Như vậy, quá trình và quy trình là hai khái niệm khác nhau, không giống nhau như nhiều người vẫn nghĩ. Việc hiểu rõ và áp dụng đúng khái niệm này trong quản lý sẽ giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Được biên tập bởi: Dnulib
