Reservation là gì và vai trò của nó trong hoạt động kinh doanh khách sạn là gì? Bài viết này sẽ giúp bạn tìm hiểu kỹ hơn về thuật ngữ này.
Định Nghĩa Reservation
Trong tiếng Anh, Reservation có nghĩa là sự đặt phòng, đặt chỗ. Trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn, Reservation được hiểu là bộ phận tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách và phối hợp với các bộ phận khác để sắp xếp và bố trí phòng theo yêu cầu của khách. Đây là một phần rất quan trọng trong việc tạo ra doanh thu cho khách sạn.
Nguồn ảnh: Internet
Ngoài việc khách hàng đến trực tiếp, gọi điện, gửi email, hoặc fax để đặt phòng, nguồn đặt phòng cũng đến từ các hệ thống đặt phòng trung tâm được thiết lập giữa các khách sạn thuộc cùng một tập đoàn hoặc các tập đoàn khách sạn khác nhau để việc đặt phòng của khách trở nên thuận lợi hơn. Nắm bắt nhu cầu du lịch và nghỉ dưỡng ngày càng gia tăng, các khách sạn cũng tuyển thêm Reservation Agent để thu hút thêm nguồn đặt phòng. Reservation Agent là các đại lý trung gian tiếp nhận thông tin đặt phòng từ các đại lý du lịch, hãng lữ hành, hãng hàng không, hoặc các văn phòng du lịch địa phương.
Bộ phận Đặt phòng có mối quan hệ chặt chẽ với bộ phận Lễ tân và Buồng phòng để thông báo số lượng khách sẽ đến và các yêu cầu đặc biệt của khách. Từ đó, bộ phận Lễ tân sẽ chuẩn bị kế hoạch đón tiếp chu đáo và bộ phận Buồng phòng sẽ dọn dẹp phòng phù hợp với yêu cầu của khách.
Các thủ tục đặt phòng sẽ được Nhân viên đặt phòng (Reservation Staff) tiến hành. Khi đặt phòng, khách hàng sẽ nhận được Reservation code do Nhân viên đặt phòng cung cấp. Reservation code là một đoạn mã đặt phòng trước gồm các ký tự khác nhau. Khi đến nhận phòng, bạn chỉ cần cung cấp mã code này.
Các Hình Thức Đặt Phòng
Đặt Phòng Có Đảm Bảo (Guaranteed Reservation)
Đây là hình thức thỏa thuận giữa khách sạn và khách. Theo đó, khách sạn cam kết giữ phòng cho khách cho đến thời điểm check-out của ngày hôm sau, tính theo ngày mà khách định đến. Nếu khách không sử dụng phòng và không hủy đặt, theo quy định của khách sạn, khách sẽ phải đền bù tiền. Các phương thức đảm bảo có thể là thanh toán trước tiền phòng (Prepayment), tiền đặt cọc (Deposit), thẻ tín dụng (Credit card), hoặc thông qua các đại lý du lịch hoặc công ty.
Nguồn ảnh: Internet
Đặt Phòng Không Đảm Bảo (Non-Guaranteed Reservation)
Đây là hình thức đăng ký giữ chỗ trước mà khách sạn chỉ giữ phòng cho khách tới một thời điểm nhất định, tùy theo quy định của từng khách sạn và theo ngày khách định đến.
Các Công Việc Của Bộ Phận Reservation
Quy trình làm việc của nhân viên bộ phận Reservation bao gồm các bước sau:
1. Tiếp Nhận Thông Tin Đặt Phòng
Nhân viên đặt phòng sẽ tiếp nhận thông tin đặt phòng từ khách thông qua các kênh trực tiếp hoặc gián tiếp và ghi lại đầy đủ các thông tin sau:
- Tên khách, tên đoàn khách, tên người đăng ký.
- Địa chỉ, số điện thoại, email của khách.
- Số khách đi cùng trong đoàn.
- Ngày giờ đến và số đêm lưu trú.
- Số lượng và loại phòng.
- Giá phòng và hình thức thanh toán, đặt phòng có đảm bảo hay không.
- Các yêu cầu đặc biệt của khách.
Nguồn ảnh: Internet
2. Xác Định Khả Năng Đáp Ứng Của Khách Sạn
Nhân viên sẽ xem xét khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách một cách tốt nhất.
3. Thỏa Thuận Việc Đặt Phòng Với Khách
- Nếu khách sạn còn đủ phòng đáp ứng yêu cầu lưu trú của khách, sẽ tiến hành xác nhận đặt phòng.
- Nếu khách sạn không còn đủ phòng, sẽ thông báo lại cho khách và đưa ra những gợi ý khác để khách lựa chọn, như loại phòng khác hoặc các khách sạn gần đó.
4. Nhập Các Thông Tin Đặt Phòng
Nhân viên sẽ nhập thông tin đặt phòng theo quy định của khách sạn và tùy thuộc vào việc khách đi riêng lẻ hay đi đoàn.
5. Xác Nhận Lại Thông Tin Đặt Phòng Với Khách
Sau khi nhận đặt phòng, Nhân viên đặt phòng sẽ xác nhận lại với khách qua điện thoại, thư, hoặc email các thông tin về việc đặt phòng như tên, địa chỉ, loại phòng, số lượng phòng, giá phòng…
6. Lưu Trữ Thông Tin Đặt Phòng Và Chuyển Đến Các Bộ Phận Liên Quan
Thông tin đặt phòng sẽ được lưu trữ và chuyển đến các bộ phận có liên quan để chuẩn bị đón tiếp và phục vụ khách.
7. Sửa Đổi Thông Tin Đặt Phòng Hoặc Hủy Đặt Phòng Nếu Có Thay Đổi Quyết Định từ Khách
8. Tổng Hợp Danh Sách Khách Đến và Khách Đi Trong Ngày và Chuyển Đến Bộ Phận Lễ Tân
Đây là một số vấn đề để trả lời cho câu hỏi về Reservation là gì. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về bộ phận này trong hoạt động kinh doanh của khách sạn.
Được chỉnh sửa bởi Dnulib.
