Ấn định lịch trình là quan trọng
Lập kế hoạch cho nhân viên là một yếu tố quan trọng đối với tất cả các doanh nghiệp. Dù là công ty nhỏ, nhà hàng hay cửa hàng, việc tạo ra Schedule cho từng nhân viên hoặc chia ca kíp doanh nghiệp làm việc cũng giúp quản lý và kiểm soát tốt thời gian công việc. Trên một tổ chức lớn hơn, việc lập kế hoạch cho nhân viên thường được thực hiện bởi bộ phận quản lý nhân sự. Hiểu rõ Schedule là gì, cả nhân viên, người lao động và quản lý có thể tận hưởng những lợi ích của việc lập kế hoạch và đảm bảo hiệu suất công việc tối ưu.
I. Schedule là gì? Các loại Schedule phổ biến nhất
1. Schedule nghĩa là gì?
Schedule có nghĩa là lịch trình hoặc lịch làm việc. Trong môi trường làm việc, lịch trình được sử dụng để lên lịch cho từng bộ phận, phòng ban, cá nhân hoặc dự án khác nhau. Mỗi ngành nghề, vai trò sẽ áp dụng các loại lịch trình khác nhau, có những vị trí thì lịch trình lặp đi lặp lại mỗi ngày, trong khi một số vai trò khác theo tháng hoặc điều chỉnh theo ca. Dù trong tình huống nào, Schedule vẫn là công cụ quản lý thời gian và hiệu suất công việc.
2. Các loại lịch trình công việc phổ biến nhất
- Giờ hành chính: Lịch trình làm việc theo giờ hành chính là kiểu Schedule phổ biến và quen thuộc nhất. Thời gian làm việc trong khoảng từ 8-17 giờ hàng ngày, hoặc từ 9-18 giờ, tổng cộng là 8 giờ làm việc trong thời gian từ thứ Hai đến thứ Sáu. Ưu điểm chính của loại lịch trình này là có thể dễ dàng lập kế hoạch và thực hiện các công việc cụ thể.
- Lịch trình linh hoạt: Ngày nay, các kiểu Schedule linh hoạt và tùy biến ngày càng trở nên phổ biến. Miễn là bạn hoàn thành giờ làm việc và công việc, bạn có thể tự do tổ chức lịch trình công việc. Làm việc từ xa, làm việc tại văn phòng, đến công ty vào giữa buổi, đi về trước khi hết giờ là những ví dụ tốt về lịch trình linh hoạt. Điều này giúp người lao động đạt hiệu suất làm việc cao nhất và dễ dàng cân bằng giữa công việc và cuộc sống.
- Làm việc theo ca: Lịch trình làm việc theo ca thường được áp dụng trong các cơ sở, cửa hàng và công ty dịch vụ hoạt động 24/7 như bệnh viện, nhà hàng, khách sạn, và hàng không. Bạn có thể làm việc trong các ca kéo dài 12-16 giờ mỗi ngày hoặc làm việc theo ca 4 hoặc 8 giờ trong buổi tối và buổi đêm. Lịch trình làm việc theo ca thường cần sự linh hoạt và thường khó theo dõi, ảnh hưởng đến các thói quen sinh hoạt.
II. Tại sao Schedule lại quan trọng?
Việc xây dựng và duy trì một lịch trình làm việc nhất quán là chìa khóa để đạt thành công. Có nhiều lợi ích khi thiết lập Schedule:
1. Đảm bảo hoàn thành công việc
Lịch trình làm việc nhất quán sẽ đảm bảo bạn và nhân viên của bạn hoàn thành trách nhiệm trong thời gian nhất định. Dù có khi bạn hoàn thành nhiệm vụ sớm hoặc phải làm thêm giờ, lịch trình sẽ khuyến khích mọi người có động lực và biết chính xác nhiệm vụ cần làm và trong thời gian nào. Lịch trình cũng bao gồm thời gian nghỉ ngơi giúp thúc đẩy hiệu suất công việc.
2. Duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống
Không có lịch trình làm việc cụ thể, thì rất khó để cân bằng giữa công việc và cuộc sống. Có người làm việc tới 60-80 giờ mỗi tuần hoặc không ngừng làm việc khi làm việc tại nhà. Điều này gây áp lực và mệt mỏi. Lịch trình hợp lý giúp bạn tập trung vào công việc khi cần và tận hưởng thời gian nghỉ ngơi mà không làm việc. Đây là cách tốt nhất để giữ tinh thần và tránh kiệt sức.
3. Quản lý công việc, lương thưởng và tuân thủ
Lịch trình làm việc giúp bạn kiểm soát công việc, đánh giá và giám sát nhân viên dựa trên tiêu chuẩn chính xác. Điều này cực kỳ quan trọng nếu bạn đang đảm nhận vai trò lãnh đạo.
4. Theo dõi năng suất và hiệu suất công việc
Lịch trình làm việc giúp bạn theo dõi năng suất của mỗi người và đánh giá số lượng và chất lượng công việc dựa trên thời gian làm việc. Người này có thể mất 8 giờ làm việc trong khi người khác chỉ cần 4 giờ để hoàn thành công việc. So sánh và đánh giá này giúp áp dụng các chính sách thưởng hay kỷ luật.
5. Đảm bảo thời hạn
Lịch trình làm việc giúp bạn đạt đúng thời hạn và tránh sự trì hoãn trong công việc. Đặc biệt trong các dự án hay kế hoạch cần hoàn thành gấp, lịch trình càng cụ thể, chi tiết sẽ càng phát huy tác dụng.
6. Giảm căng thẳng
Lịch trình làm việc giảm căng thẳng trong cuộc sống bằng cách ngăn ngừa xung đột thời gian, đảm bảo bạn hoàn thành công việc và có thời gian nghỉ sau giờ làm. Khi biết được khi nào bạn phải làm việc, bạn có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và từ chối những việc không liên quan. Đây cũng là cách tốt nhất để bảo vệ sức khỏe tinh thần và thể chất.
III. Cách tạo lịch trình hoàn hảo
- Xác định nhu cầu cụ thể: Xác định xem bạn cần lịch trình tổng thể, lịch trình hàng ngày, hàng tuần hay theo dự án. Hãy cân nhắc và điều chỉnh lịch trình dựa trên nhu cầu ngắn hạn và dài hạn.
- Biết khi nào là thời điểm làm việc hiệu quả nhất: Mỗi ngành nghề có các thời điểm làm việc hiệu quả riêng. Đặt lịch trình công việc dựa trên những thời điểm này và kết hợp với không gian làm việc để tạo điều kiện tối ưu cho công việc.
- Rõ ràng về thời gian tập trung và thời gian nghỉ giải lao: Hãy đảm bảo rằng lịch trình công việc cân bằng giữa thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi.
Ngoài ra, có thể sử dụng các công cụ lập lịch để quản lý thời gian và đảm bảo tất cả việc làm của bạn trong tầm kiểm soát. Quan trọng nhất, hãy kiên nhẫn, làm việc nghiêm túc và tuân thủ lịch trình để đạt hiệu quả công việc tối ưu.
Đọc thêm tại Dnulib để biết thêm nhiều thông tin hữu ích về việc lập lịch và quản lý thời gian.
