1. Quy định chung về thể thức trình bày văn bản hành chính
1.1. Bắt buộc dùng phông chữ Times New Roman
Trước đây, khi trình bày văn bản trên máy tính, chúng ta sử dụng phông chữ tiếng Việt theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 (điều 4 Thông tư 01/2011/TT-BNV) dựa trên bộ mã Unicode.
Tuy nhiên, hiện nay theo Nghị định 30/2020, chúng ta phải sử dụng phông chữ Times New Roman tiếng Việt, bộ mã Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, và phải có màu đen. Điều này áp dụng cho tất cả các văn bản hành chính từ ngày 05/3/2020.
1.2. Chỉ sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản
Trước đây, khi trình bày văn bản hành chính, có thể sử dụng khổ giấy A4 hoặc A5 cho một số loại giấy như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển. Tuy nhiên, hiện nay tất cả các loại văn bản hành chính phải sử dụng khổ giấy A4 (210mm x 297mm) duy nhất.
Văn bản được trình bày theo chiều dài của khổ A4. Trường hợp văn bản có các bảng, biểu nhưng không làm thành phụ lục riêng thì có thể được trình bày theo chiều rộng.
1.3. Số trang văn bản được đặt canh giữa ở đầu trang
Số trang văn bản được đánh từ số 1 bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 – 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên (thay vì đặt tại góc phải ở cuối trang giấy) của văn bản. Số trang đầu tiên không được hiển thị.
1.4. Phải ghi tên cơ quan chủ quản trong mọi trường hợp
Trước đây, khi ban hành văn bản, các cơ quan như Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Văn phòng Quốc hội, các Ủy ban của Quốc hội, Hội đồng dân tộc, Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp, Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh… không cần ghi tên cơ quan chủ quản.
Tuy nhiên, theo Nghị định 30/2020, yêu cầu phải ghi rõ tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản đó;
- Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành văn bản đóng trụ sở thì được viết tắt những cụm từ thông dụng.
1.5. Phải có căn cứ ban hành văn bản
Thông tư 01 trước đây quy định, văn bản ban hành có thể có phần căn cứ pháp lý.
Hiện nay, văn bản phải có căn cứ ban hành gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản.
Căn cứ ban hành văn bản được ghi rõ tên loại, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật, Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu, cơ quan ban hành).
Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chẩm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
Như vậy, từ ngày 05/3/2020, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính sẽ được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Nghị định 30/2020.
Theo đó, quy định thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính như sau:
Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
2. Thể thức văn bản hành chính:
Bao gồm các thành phần chính:
- Quốc hiệu và Tiêu ngữ.
- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
- Số, ký hiệu của văn bản.
- Địa danh và thời gian ban hành văn bản.
- Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.
- Nội dung văn bản.
- Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.
- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.
- Nơi nhận.
3. Kỹ thuật trình bày văn bản:
Bao gồm:
- Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản.
- Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
- Viết hoa trong văn bản hành chính.
4. Các thành phần thể thức chính:
4.1. Quốc hiệu và Tiêu ngữ:
a) Quốc hiệu “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM”: Được đặt ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của văn bản. Bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm.
b) Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc”: Được đặt dưới quốc hiệu, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Các cụm từ viết hoa, có gạch nối (-), cách chữ; dưới cùng có đường kẻ ngang, nét liền.
c) Quốc hiệu và Tiêu ngữ được đặt cách nhau một dòng.
4.2. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản:
a) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản cũng bao gồm tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp được đặt cách nhau một dòng. Trường hợp tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp dài có thể trình bày thành nhiều dòng.
4.3. Số, ký hiệu của văn bản:
a) Số của văn bản là số thứ tự văn bản được đăng ký tại Văn thư cơ quan. Được ghi bằng chữ số Ả Rập.
b) Ký hiệu của văn bản bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.
c) Số, ký hiệu của văn bản được đặt cách nhau bằng dấu gạch chéo (/). Giữa các nhóm chữ viết tắt trong ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-), không cách chữ.
4.4. Địa danh và thời gian ban hành văn bản:
a) Địa danh trên văn bản do cơ quan nhà nước ở trung ương ban hành là tên chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở. Địa danh trên văn bản do cơ quan nhà nước ở địa phương ban hành là tên chính thức của đơn vị hành chính nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.
4.5. Tên loại và trích yếu nội dung văn bản:
a) Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành.
b) Trích yếu nội dung văn bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh nội dung chính của văn bản.
4.6. Nội dung văn bản:
a) Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản.
5. Kết luận
Đó là các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Trước đó, các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư số 01/2011/TT-BNV và Thông tư số 01/2019/TT-BNV.
