1. Cơ sở pháp lý
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, có quy định về trích yếu văn bản và cách thức trình bày văn bản.
2. Khái niệm trích yếu văn bản
Trích yếu văn bản, hay còn được gọi là trích yếu nội dung, là một câu hoặc một cụm từ ngắn gọn phản ánh nội dung chính của văn bản.
Trích yếu nội dung văn bản được đặt ngay dưới tên loại văn bản, chữ thường, cỡ chữ 13 đến 14, đậm. Dưới đó có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài tương đương 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.
3. Cách trình bày văn bản
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, cách thức và trình bày văn bản có các quy định sau:
- Sử dụng khổ giấy A4 cho tất cả các loại văn bản.
- Cách đánh số trang: Số trang được đặt ở giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, đánh số từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất.
- Quốc hiệu và tiêu ngữ: Quốc hiệu “Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm và nằm ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên. Tiêu ngữ “Độc lập – Tự do – Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm và được canh giữa dưới Quốc hiệu. Các cụm từ có gạch nối (-) và cách chữ. Dưới đó có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài của dòng chữ.
- Tên và trích yếu nội dung văn bản: Tên loại văn bản là tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Tên loại văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng và đậm. Trích yếu văn bản được trình bày theo quy định trên.
- Căn cứ ban hành văn bản: Sử dụng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Sau mỗi căn cứ, phải xuống dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).
- Cách trình bày phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm: Các phần, chương, mục, tiểu mục, điều, khoản, điểm được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự sử dụng chữ số La Mã. Tiêu đề của phần, chương được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Nội dung văn bản: Trình bày bằng chữ in thường, canh đều cả hai lề, kiểu chữ đứng, cỡ chữ từ 13 đến 14. Khi xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào 1 cm hoặc 1,27 cm. Khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt, và giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1,5 lines.
- Phần nơi nhận văn bản gồm: Nơi nhận để thực hiện, nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết và nơi nhận để lưu văn bản.
Câu hỏi thường gặp
Phải ghi cả tên cơ quan chủ quản không?
Theo Thông tư 01, hiện không còn trường hợp không ghi cơ quan chủ quản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản.
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản bao gồm: tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.
Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương, phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở.
Có thể viết tắt những cụm từ thông dụng.
Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ 12-13, đứng, đậm và đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12-13.
Chữ ký của người có thẩm quyền?
Nghị định mới đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền.
Hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt. Chữ ký số được đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.
Thay đổi cách đánh số trang văn bản như thế nào?
Trước đây, số trang văn bản được trình bày ở góc phải cuối trang giấy (phần footer). Nay, số trang văn bản được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, đánh số từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13-14, kiểu chữ đứng và không hiển thị số trang thứ nhất.
Đây là những thông tin cơ bản về trích yếu văn bản và cách trình bày văn bản. Hy vọng nó sẽ hữu ích cho bạn. Nếu bạn còn bất kỳ câu hỏi nào về trích yếu văn bản, hoặc cần tư vấn pháp lý và các dịch vụ khác, hãy liên hệ với Dnulib để được hỗ trợ nhanh chóng. Chúng tôi cam kết mang đến trải nghiệm tốt nhất với dịch vụ pháp lý của chúng tôi. Rất hân hạnh được đồng hành cùng bạn trên con đường pháp lý. Liên hệ với chúng tôi qua email: [email protected] hoặc hotline: 1900 3330.
