Trong ngành khách sạn, thuật ngữ “Assignment” là một khái niệm phổ biến nhưng không quá quen thuộc với những người ngoài ngành cũng như những bạn mới gia nhập. Hôm nay, chúng tôi sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khái niệm “Assignment” và công việc quan trọng mà nó đảm nhận trong khách sạn.
Assignment là gì?
Trong tiếng Anh, “assignment” có nghĩa là sự phân bổ, sắp xếp và giao việc. Trong khách sạn, “Assignment” được hiểu là viết tắt của cụm từ “Room Assignment”, tức là việc điều phối và bố trí phòng ngủ sao cho phù hợp và tối ưu với nhu cầu lưu trú của khách hàng. Đây thường là công việc do nhân viên lễ tân đảm nhận.
Công việc của Assignment trong khách sạn
Dưới đây là những công việc chính của Assignment trong khách sạn:
1. Chuẩn bị phòng ngủ
Dựa vào danh sách khách đã đặt phòng trong ngày, nhân viên lễ tân sẽ thực hiện chuẩn bị, sắp xếp và bố trí phòng theo yêu cầu để đón tiếp khách. Điều này đảm bảo sự thuận lợi và thoải mái cho khách hàng khi nhận phòng.
2. Kiểm tra phòng đặc biệt
Nhân viên lễ tân kiểm tra các phòng khách check-in sớm hoặc check-out muộn để có sự chuẩn bị kịp thời và cần thiết. Đối với các phòng khách check-in sớm, nhân viên lễ tân liên hệ với bộ phận Buồng phòng để đảm bảo phòng đã được dọn sạch và sẵn sàng đón khách. Đối với các phòng khách check-out muộn, nhân viên lễ tân có thể liên hệ với khách hàng để xem liệu họ cần giúp đỡ gì không.
3. Bố trí phòng ngủ
Nhân viên có nhiệm vụ kiểm tra phòng ngủ và chú ý đến các nhóm đối tượng khách hàng như khách quen, khách VIP, khách đang có kỳ nghỉ trọ Honeymoon (hoặc kỷ niệm), khách có sinh nhật trong kỳ nghỉ, khách có yêu cầu đặc biệt và nhiều hơn nữa. Tùy thuộc vào đó, phòng ngủ và các vật dụng cần thiết sẽ được bố trí để tạo ấn tượng tốt cho việc chào đón khách.
4. Chuẩn bị quy trình check-in
Nhân viên Assignment chuẩn bị sẵn các vật dụng cần thiết cho quy trình check-in khách hàng như giấy tờ đăng ký, chìa khóa, thư từ, voucher và cập nhật các quyền lợi được bao gồm để thông báo cho khách hàng khi check-in.
5. Cập nhật thông tin khách hàng
Nhân viên Assignment cập nhật các thông tin khách hàng vào hệ thống khách hàng thân thiết như cấp bậc, sở thích, các yêu cầu đặc biệt khác để đảm bảo phục vụ tốt hơn cho khách hàng.
6. Đối tác với các đoàn khách
Với các đoàn khách, nhân viên lễ tân sẽ sắp xếp các phòng gần nhau nhất có thể, nhằm thuận tiện cho việc di chuyển và liên lạc. Nhân viên cũng có thể liên hệ với trưởng đoàn hoặc công ty du lịch để lấy thông tin về bố trí phòng ở. Từ đó, khách sạn có thể chuẩn bị chu đáo hơn, bao gồm việc sắp xếp giường phụ và điền sẵn thông tin khách hàng.
7. Chào đón các đoàn khách đặc biệt
Đối với các đoàn khách dự hội nghị hoặc khách hàng VIP, nhân viên lễ tân phối hợp với các bộ phận khác để bố trí thêm các banner, standee, thảm đỏ và các tiện nghi khác để chào đón khách.
Những điểm cần lưu ý khi làm công việc Assignment
Dưới đây là những điểm quan trọng mà nhân viên Assignment cần lưu ý:
- Kiểm tra cẩn thận và tỉ mỉ các thông tin trong danh sách đặt phòng, liên tục cập nhật danh sách mới nếu có thay đổi và thông báo cho các bộ phận liên quan.
- Lưu ý các đặc điểm và sở thích của khách quen thường lưu trú tại khách sạn để chuẩn bị sẵn phục vụ khách hàng một cách tốt nhất.
Đó là những công việc hàng ngày của Assignment trong khách sạn. Để đảm bảo sự chuẩn bị tốt nhất cho chào đón khách hàng và tạo ấn tượng tốt ban đầu, công việc này rất quan trọng. Nhân viên lễ tân đảm nhận Assignment cần linh hoạt và phối hợp tốt với các bộ phận khác như Buồng phòng và Nhà hàng.
Tổng kết
Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi đã chia sẻ, khái niệm “Assignment” không còn là một điều xa lạ đối với bạn. Nếu bạn đang chuẩn bị trở thành nhân viên lễ tân khách sạn, hãy tham khảo bài viết này để có thêm nhiều kiến thức hữu ích.
Dnulib.edu.vn rất tự hào là nơi cung cấp kiến thức chất lượng cho bạn. Hãy truy cập Dnulib ngay hôm nay để khám phá thêm nhiều thông tin hữu ích khác!
